中小企業情シス稼業

2社連続で中小企業ひとり情シスやっています。 同じ境遇の方のお役に立てればと思います。

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2018年05月

「速度は内容を補う」の思考で残業を回避する

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残業したくないなら、常に最速でやることだ。
速いと相手に感謝されるし、自分も早くボールを離せる。悪いことは何も無い。

そして速度は内容を補ってくれる。
速いと内容が多少粗くても大丈夫だ。相手に大目に見てもらえるのだ。

仮に間違っていたとしても、期限前ならまだ修正する時間はある。
速いに越したことはないのだ。

100点満点は無理

まずそもそも仕事で100点満点など無理だ。100点満点を目指すのは傲慢とも言える。
学校時代のテストとは違うのだ。

たとえふんだんに時間があったとしてもだ。(中小企業に時間の余裕は無いはず)
むしろ時間が経てば経つほど、完了条件のハードルが上がってしまい、いつまで経っても終われなくなる。
失敗しにくくなるのだ。

ものごとは必ず100点満点に到達しなければならない・到達できるはずだ、という思い込みは捨てるべきだ。

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明日の8割より、今日の5割

進む方向が間違っていたら、いくら努力しても意味が無い。

「東京から大阪へ行け」と言われて、間違えて北に走って行って、期限ギリギリに「今新潟なんですけど・・・」と言われても上司も困るだろう。
大宮の時点で上司に確認し、間違っていることに気づけば、引き返しても被害は少ない。

明日の8割より、今日の5割だ。


そもそも8割というのも怪しいところがある。

それはあくまでも自分の基準だからだ。上司の基準に照らすと、5割も行っていないことはザラにある。
(今のご時世、上司が正しいとは限らないのだが・・・)

特に新人の頃は上司の基準がわからないのだから、早く確認するに限る。
自分の3割は上司の1割かもしれないが、8割と5割の差よりは詰まっている。

上司との認識のズレを減らす試みを繰り返すことが大事なのだ。

時間前に上司に見てもらう際は、「できました」ではなく、
「叩き台を作りましたので見てもらえますか」と言うとハードルが上がらずに済む。

上司は任せた仕事の進捗が気になるものだ。「見てもらえますか」と言われて嫌な顔をする人はいない。
多少の粗さは許されるのだ。速度は内容を補う。「兵は神速を貴ぶ」だ。

本質ははずさない

もちろんただ速くても本質からズレていてはダメだ。

8割とか5割とか言うのは、資料の量や見た目の出来ではない。
本質を押えているかどうかだ。

100ページの資料を作っても、本質を押さえていなければ意味が無い。
1ページの箇条書きでも、本質を押えているほうが大事なのだ。

本質を押えた1ページの箇条書きがあれば、後から100ページの資料に膨らませることは十分に可能だ。

速くする工夫

単純作業の場合は、さすがに内容5割というわけにはいかない。
ルーティンワークは10割で当然という世界だ。いくら速くても5割では大目に見てもらえない。
速度は内容を補わないのだ。

そうなると付加価値は速度しかない。
結局速くやらないといけない。処理自体を速くする工夫が必要だ。

人間は、コンピュータのスピードには勝てないので、プログラミングで積極的に自動化するべきだ。
転記、繰り返し、マスタ参照、集計などの処理は、真っ先に自動化すべきところだ。

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プログラミングを利用すると、
作業を劇的に早く終えることが出来る。
ただし処理前・処理後のデータチェックなども行う必要がある。それも含めたスケジュール管理が大切だ。

ルーティンワークは10割で当然、というハードルは高いが、プログラミングを使えばそれができる。
常に最速で10割(正確)という実績を地味に積み重ねておくことで、現場担当者から信頼を得ることもできる。
その信頼関係はプロジェクトやトラブル時に生かすことができるのだ。

マニュアルも実は効果的

プログラミングで効率化することができず、どうしても手作業を排除できない場合でも、マニュアルの利用は効果的だ。

マニュアルを見ながらの作業は、一見遅く感じられるかもしれないが、迷い無く作業できる効果は大きい。
手戻りも少なくなる。記憶のみに頼って、あちこち寄り道・回り道しないからだ。
マニュアルを使えば、ほぼ最短距離で作業を終えることが出来るのだ。

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情シスにおいては、それほど資料の見た目などは求められていない。
それよりもQCDなどの本質を的確に押えているかどうかがポイントとなる。

アイデアを出す必要がある場合は、本質を速やかに押さえ、粗くてもいいからまずは形にする。
単純作業は劇的なスピードで完了する。

残業を回避するにはこれしかない。


開き直りを後押ししてくれる7つの考え方

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私は30歳くらいで開き直れました。八方美人をやめたのです。

今となっては開き直るのは簡単に思えるのですが、そういう思考にならない人には難しいんですかね。
これからの生き方には開き直りが必要な気がします。
会社もお上も何も守ってくれませんよ。


もちろん常に開き直っているわけではありません。
まともな人が相手の場合は、一生懸命やりますよ。

相手がこちらを侮ったり、蔑んだりする場合に開き直り発動ですw
そういう相手から「困るんだ!今すぐ何とかしろ!」と言われても、深く思い悩む必要はないということです。
こちらを大事に思っていない相手を、大事に扱う必要はないですから。


ただ開き直ると言っても、最初は難しいかもしれません。自己嫌悪に陥ったりして。

でも自己嫌悪になどなる必要はありません。
開き直る時の根拠(?)をいくつか挙げてみたいと思います。

皆で開き直りましょう!

1.権限が無いからしょうがない

「予算がない」も同じですね。

「俺に言うな」ってやつです。

そもそも権限のない情シスに、そんな大ごとを言ってくるほうがおかしいんですよ。
そういうことをやってほしいなら、権限と高い評価をくれとw

権限も与えないのに、大きなことをやらせようとするなど、虫が良すぎるんですよ。
だから権限の無いのを逆手に取って、下っ端気質丸出しで開き直って良いのです。

2.突然だからしょうがない

障害の予兆を察知する努力をしていても、限界はあります。
トラブルはいつも、突然後頭部を殴ってくるように襲ってきます。そんなものに即座に完璧に対応できるわけがありません。

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またこちらを侮ったり蔑んだりするような相手は、こちらへの配慮がありません。
全てが突然なのでトラブルになりがちです。いきなり言われて全部に対応できるわけがない。

お互いに配慮しあっている仲なら、事前に「こういうことがありそうだけど大丈夫か」と確認しています。
いざというときも心と体の準備ができているから、対応できるんですよ。

こちらをバカにするような相手は、他の人にも同様の対応をしているので、常にトラブルに見舞われていますね。学習しないのでいつもバタバタしている。
そういう輩には、働き方改革なんてどだい無理な話なんでしょうね。

3.他の仕事が忙しいからしょうがない

こちらを侮ったり蔑んだりするような相手からの仕事は、優先順位が低いということなんですがw、そのまま本人には言えないので・・・

こちらを尊重してくれる人からの依頼は、着手中の作業をほっぽってでも、最速でやりますよね。
こちらを侮ったり、蔑んだりする輩を優先しても、何の価値もないですから。

むしろそんな輩を優先したせいで、自分を尊重してくれている人からの信頼が落ちるほうが怖いです。
一度落ちた信頼を回復するのには、長い時間がかかりますから。

4.引き継いだシステムがクソだからしょうがない

情シスから逃げるような、情シスに向いていない人が導入したシステムは本当にクソです。
改善の努力は必要ですが、基本的には闇に葬るしかありません。



それより自分が新規で関わるシステムの導入・運用をきちんとやることが大事です。
泥水を注ぎ込むのをやめない限り、水槽の水は綺麗になりませんから。

クソシステムの運用に足を引っ張られて、新しく導入するシステムがクソ化するのが最悪です。
油断するとクソシステムだらけになります。
クソシステムの運用をしていると、思考が侵されてくるので注意が必要です。
「悪貨は良貨を駆逐する」です。

5.自分は困らない

PCが壊れたときなど、当の本人は必死ですね。
「データが無くなると困る!」なんてね。

でも最後は我々には関係ないんですよね。バックアップを取っていなかったりするのも自業自得だし。
「大の大人が慌ててるよ」くらい距離を置いて良いのです。
そのくらい冷めた目で見れないと、冷静に判断できません。

あまりグダグダしてたら私は「諦めも肝心ですよ」と言ってしまいます。(本当は自分から言って欲しいんですけどね)
もう直らないであろうパソコンにいつまでも拘るより、さっさと諦めて新品のPCを買うなり、フォーマットして再インストールするほうが、圧倒的に時間の節約になるのです。

どうせ大したデータじゃないんだからwww
そんなに大事ならバックアップ取ろうと思うでしょ、って話です。

6.全員には好かれるのは無理

全員に好かれるなんて状況には永遠になりません。

人間関係に100点満点主義を持ち込むのは害悪にしかならないですよ。


こちらを侮ったり、蔑んだりする輩に良く思われる必要はありません。
むしろ他に大事にすべき人がいるでしょう。

7.命までは取られない

これが全てですね。
戦争じゃないので、失敗してもしにません。いい時代です。

前の会社の社長も「命までは取られんよ」と言っていました。
もうおじいちゃんでしたが、それほどのベテランでもこういう風に考えないとやってられないのだなと思いました。
経営者のプレッシャーに比べれば、私たちのプレッシャーの大きさなどたかが知れているでしょう。

何か起こると、この世の終わりかのように騒ぎ立てる輩もいますが、人間としての器が小さいなと、冷めた目でみてやりましょう。



たまには開き直るのもいいんじゃないでしょうか。
情シスはまじめな人が多いので。

残業しないために地味だがやるべき5つのタスク

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働き方改革進んでますか?
当社ではプレミアムフライデーという言葉すら、今まで一度も出てきたことがありません(笑)
やはり会社・お上は当てになりません。自分次第ですね・・・

で、残業しないで帰るには、足元をすくわれないようにする必要があります。
突発の作業などにかき回されないで、自分のペースで仕事をするということです。
仕事をしていたら予期せぬ障害が起きて大慌てする、といった状況を極力避ける必要があります。

「突発は突発なんだから、準備なんてできない」という声もあるでしょう。
もちろん完全にゼロにはできません。なにせ突発ですから。

ただ突発に見えて、実は予兆があったりするのです。
予兆がある時点で、突発ではないとも言えます。
それを迅速に察知し、すぐに手を打っておけば、自分のペースをかき回されずに済むのです。

つまり突発を最小化させるということです。

そのためには地味ですが、やるべきタスクがあります。
ちょっとしたタスクではありますが、確実に効きます。

後顧の憂いを断ち、先手を打っておけば、仮に突発トラブルが発生しても、被害は最小限に食い止められ、定時内に仕事を終わらせることができるのです。

1.ネットワーク稼動状況のチェック

ユーザから「ネットにつながらないんだけど!」と指摘されて、後追いで対応するのは精神衛生上もよくありません。

私は1日おきくらいの間隔で、朝イチ基幹システムにPingを打ち、応答速度をチェックしています。10ms前後ならOKと判断しています。
応答速度が遅い場合、致命的な状況になる前に調査を開始し、ベンダーに相談することもできます。

普段どのくらいの応答速度なのか、というベースラインを知ることも大事です。
「遅い」という主観的な感覚よりも、
「普段は10ms以下だが、今は50msくらいになっている」というのでは説得力が違います。

2.サーバ稼働状況のチェック

これもユーザから「サーバにつながらないんだけど!!!」と指摘されて初めて気づくのは、情シスとして辛いところです。

私は朝イチでサーバの稼動状況をチェックします。
障害に気づけば、早くベンダーに連絡するなどの手を打つことができ、残業しなくてもよくなります。

ネットワーク同様、こちらもディスク空き容量がどのくらいで推移しているか、などのベースラインを知っておくことは重要です。将来、機器の更改などを行う際の判断基準となります。

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3.課題・問題点をリスト化・リストに着手

今すぐ解決できないような長期的な課題を、日々リスト化しておきます。
余裕のあるときには、そのリスト内容をチェックし、着手できそうなものに手をつけていきます。

以前は手が出なかった課題も、時間が経つと進められる場合があるのです。
そのような大きめの課題は、少し改善するだけでも大きな効果を得られます。
残業時間の短縮に直結するケースも多いです。


また日々リストをメンテナンスしておくと、上司や経営者にいきなり「課題をまとめろ!」と言われても、慌てずに済みます。
彼らは普段は無関心なくせに、思いつくと急に呼びつけて「すぐに報告しろ!」ですからね・・・
そんなのに巻き込まれた日には、残業せざるを得ませんが、リストがあれば涼しい顔で定時帰りです。


こまめに記録を取り続ける事は重要です。
気まぐれでやるのは簡単ですが、それをずっと続けるのは難しいのです。

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4.マニュアル・リストのアップデート

いざというときにマニュアルの内容が古いと、ハマって残業するハメになります。
余裕のあるときにこまめにアップデートしておけば、いざというときに慌てません。

いざマニュアルを作るとなると、細かいところを調べなければなりませんが、そこが大事なのです。
頭だけで考えていると、必ず曖昧な部分が発生します。そこをマニュアルでは具体化する必要があります。

曖昧な部分の多いマニュアルは、却って作業者を混乱させ、作業効率を下げます。
マニュアルの他の部分に対しても疑心暗鬼になり、確認の手間が増えます。
せっかくあるマニュアルに足を引っ張られて残業、では笑えません。

また、リスト類の中の部署名などもついつい変更し忘れがちなので、最新の情報にアップデートしておきます。
いざというとき情報が当てにならないのなら、記録しておく意味が無いですから。

5.ツール作成・改良

温めておいたネタを基に、ExcelマクロやAccessなどのツールを作ります。
簡易ツールとはいえプログラミングですから、落ち着いて作成する必要があります。

障害が起きているときに作るのは、バグを含んでしまったり、汎用性に欠けるものになりがちです。
冷静なときに作るべきです。

既存のツールを改良するのも良いです。
ちょっとした機能を追加するだけで、業務効率が上がります。
情シスで作るツールは実践的なので、改善効果が大きいのです。




求人を見ていると、「残業30h以内!」とかドヤ顔してる会社ありますが、逆に応募者減る気がするのですが(笑)
そもそも残業はないのが当たり前ですからね。
残業を無くす努力をしているのかと疑問に思います。

残業を無くすために、即効性のある派手な手段はないのですよ。
地味なタスクをやるしかない。
それも一時的ではなく、地道にずーっと続けなければならない。それは本当に難しいんです。

会社の空気を変える限界を感じております。無理です。
時間を大事にして、残業をしない努力をする社風の会社に転職したいです。


働き方改革において100点満点主義が有害である5つの理由

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どうも100点満点主義が蔓延しているのが気になっており・・・

すべて自分の思う通り、完璧に手にしないと満足できない風潮のこと。
ゲームでも、全部取りつくす・倒し尽くす・消し尽くさなければならない作りばかりになっている。
それも延々と。


ただ人間同士の争いでは、100対0の圧勝などということはない。
自分がやられる側になった時を想像してみるといい。相手が同じ人間なら、何も反撃せず終わらせるわけがないだろう。

普通の人間同士で大差などない。争えば、51対49で辛くも勝つ、くらいになるのが当たり前であり、そもそも100対0で勝とうとするのは傲慢な考えなのだ。


仕事は人間同士の争いとも言える。
そこにゲームのような圧勝、つまり100点満点感覚を持ち込むと、害悪にしかならない。
その理由を挙げたいと思う。

1.条件が全部揃わないと開始できない

事業を行うためには、人・モノ・カネ・情報というリソースが必要ではある。

だが全部揃えないと気が済まない、というのは問題だ。
100点満点主義者はとにかく全てにおいて満足行く状況にならないとやらないのだ。

「いいパソコンじゃなきゃ仕事がはかどらない」
「タブレットが貸与されていないから仕事にならない」
「営業所がなければ営業活動ができない」

お前が仕事開始するまで一体いくらかかるんだ?w


もちろん会社の方針として、そのあたりのリソースを全社員に貸与しているなら話は別だ。
まあそういう輩は、会社がいくら環境を整備しても、更なる要求をするのだろうが。

全ての条件が揃うことは永遠にない。だから今の条件でまずは始めてみるしかないのだ。

2.やらない理由ばかり見つける

やらない理由は無限に出てくる。

「大地震が来るかもしれないからやらない」
「富士山が噴火するかもしれないからやらない」
「北○鮮からミサイルが飛んでくるかもしれないからやらない」
「天気が悪いからやらない」
「パソコンのスペックが低いからやらない」

現在の環境に文句ばかり言ってやらないのは、すなわち「やる気が無い」ということなのだ。
何か揃えても、足りないものが次々と出てくる。

まずは現在与えられているリソースで何とかしようと考えるべきなのだ。

3.自分だけ制約をはずすことばかり考える

制約をはずして考えるのももちろん大事だと思う。
発想の転換が思わぬ突破口となることもあるだろう。


今さらだが、仕事においてはQCDが重要だ。
※QCD(Quality:品質、Cost:価格、Delivery:納期)

たいていQは、いくらでも大きくすることができる。要件を膨らませるだけだから簡単だ。
100点満点主義者の得意分野だ。


ただそこにCDの制約があるのが仕事なのだ。
仕事とはCDの枠内でやるゲームなのだ。

自分だけその制約をはずしてもらうというのは、
サッカーで「不便だから、自分だけ手を使わせろ」と言うのと同じだ。
試合でそれを強行すれば、反則で退場させられることになる。

会社では何故か退場させられない。不思議だ。

4.失敗しにくくなる

現有リソースで戦って失敗するのは許される。
被害が少ないからだ。

でも散々いろいろ揃えてからの失敗は重罪だ。
上記の「営業所がないと仕事ができない」というのが最たるものだろう。
国内でも営業所を開設するのにいくらかかるか。事務所や什器、PC、複合機、事務員などありとあらゆるリソースが必要になる。想像するだけですごい金額だ。

前の会社では国内の営業所を開設したが、5年のリース満了を待たず閉鎖したことがあった。
海外拠点でもあった。現地法人を設立し事務所も持ったが、5年持たずに撤退だ。
どちらも事務所まで持たずに、まずは直行直帰やホテル住まいで営業活動をして、手ごたえを見てから本格進出することもできただろう。


100点満点主義なら、結果も100点満点でお願いしたい。
そういうやつに限って、予算比50%も売上が行っていないのにドヤ顔している。

別にやるなとは言わない。
ただ、どうして小さく始めるという発想にならないのか、謎だ。

5.いつまでも終わらない

結果で100点満点を狙うといつまでも終わらない。
4の通り、時間が経てば経つほど失敗しにくくなるので、余計終わらない。

そもそも学校時代のテストではないので、100点など無理なのだ。
可能かもしれないが、それにはとんでもなく時間と手間がかかる。
パレートの法則だ。80点まではすんなり行くが、そこから先が非常に非効率になる。

関連記事:
余計なことはしない


仮にカネはかからないとしても、時間はタダか?そんなことはない。

中堅・中小企業にとって、時間は最も貴重なリソースである。
何故なら大企業と戦う上で、平等に与えられているリソースは、時間だけだからである。
時間を無駄にしている時点で、勝ち目は無い。



最初から100点満点を狙うこと自体が無理なのだ。傲慢な発想なのだ。

いかに短時間で80点の出来に持っていき、他の課題に着手するか。
それが一通り済んだら、また元に戻って地道に改善し続けていくか。

中堅・中小企業にはその発想が必要なのだが、100点満点主義が蔓延する会社だと社員が地獄を見る。



情シスは現有リソースで戦うしかない。大抵リソースが少ないからだ。

そういう条件でアイデアをひねり出すのは、非常に良い訓練になる。
簡単には思考停止しなくなる。
条件・環境のせいにして、すぐ何かを要求するというのは、要は思考停止しているのだ。

こうして鍛えられるのは、情シスの良さでもあるだろう。



100点満点主義者は、同じ100点満点主義者どうしで潰し合っててください。

オフィス移転時の情シス用タスクリスト

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以前、オフィス移転で情シスがやるべきこと」についての記事を書きました。

関連記事:


そもそも移転なんてやりたくないけど、それは経営者次第ですからねぇ・・・

そうなった時、2度と同じところでハマりたくないっす。
そこで自分でも再利用しやすいように、タスクリストにまとめてみました。


分類タスク備考
情シス関連の荷物
不要なものを捨てる
ボックスファイルにまとめる
レイアウトレイアウトの決定を上に促す
移設対象機器
機器の種類ごとの台数を調べる
サーバ、PC、サーバラック、HUBラック、複合機、ドットプリンタ、レーザープリンタ、インクジェットプリンタ、FAX、PBX、電話子機、シュレッダ
機器の種類ごとに必要なアンペア数を調べる
移設機器台帳を作る
移設準備マニュアルの作成PC、電話子機など
ユーザサポートの依頼
移設先の確認
サーバルーム
移設作業範囲確認什器の移設業者とは異なる、ネットワーク系に強い1つの業者に依頼する方向へ
移設作業依頼移設経路の養生含む
アンカー打ちの有無確認新オフィスでアンカー工事可能かも確認
アンカー打ち工事依頼
ビル管理会社への作業可能時間の確認【新オフィス側】
ビル管理会社への作業可能時間の確認【旧オフィス側】
ビル管理会社への搬入経路の確認【新オフィス側】
ビル管理会社への搬出経路の確認【旧オフィス側】
ビル管理会社への作業申請【新オフィス側】
ビル管理会社への作業申請【旧オフィス側】
配置図を作る
複合機
FAX回線の有無について確認
業者に解体/組み上げ作業を依頼
解体/組み上げ作業のスケジュール調整
プロバイダ
プロバイダに移転計画があることを伝え、変更の申込書などを入手する
プロバイダに切り替え日時を伝える
ネットワーク回線
業者に手配代行依頼【新オフィス側】
回線やDSUの撤去工事依頼【旧オフィス側】
ビル管理会社への工事申請【新オフィス側】
ビル管理会社への工事申請【旧オフィス側】
電話・FAX回線
業者に手配代行依頼【新オフィス側】
電話番号ごとに転送(ボイスワープ)・自動応答(AIS)の扱いを決めるPBX移設中の転送についても確認
回線などの設備撤去工事依頼【旧オフィス側】
ビル管理会社への工事申請【新オフィス側】
ビル管理会社への工事申請【旧オフィス側】
新番号旧番号対応表の作成
内線番号表の作成
電話料金の支払予定がどうなるか確認する
LAN・電話内線
LAN・電話内線工事依頼【新オフィス側】
HUBやLANケーブルの撤去をどうするか確認【旧オフィス側】
ビル管理会社への工事申請【新オフィス側】
LAN・電話接続口設置箇所指定【新オフィス側】島HUB用電源も確保
工事進捗確認【新オフィス側】
番外編
移転案内A4のオフィシャル的文書
取引先への移転連絡リース会社など
封筒の住所変更
挨拶状


総務ほどではありませんが、こう見ると結構項目数があります。
項目は1行でも、その中でやることがたくさんあるものもありますから、細かいレベルに落とし込むともっと増えますね。
もう少しタスクの粒度を合わせた形に、アップデートしていきたいと思います。


タスクごとの詳細は以下の記事をご覧ください。


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プロフィール
40過ぎて何とか結婚し、2015年末に子どもができた、左利き初老オヤジです。日本史を再勉強中。株、囲碁、鼻炎、眼振少々。中小企業ハッタリテキトー情シス(社内SE)。Access/ExcelVBAしか武器(?)はなし。情試はPM/SM/SA/NW。 ベンダーSEを数年やり、その後情シスに転職しました。 情シスでは中小企業ばかり3社見てきました。現職と前職ではひとり情シスです。 会社では「いないとヤバいが、評価はしない」という扱いです。 ノウハウを伝える相手もいないので、せっかくなので自分なりのコツを公開したいと思います。 同じような環境で苦労されている方のお役に立てればと思います。 「情シスの格を上げる」が目標です。 Twitterをフォローいただくと、ブログ更新時に通知されます。http://twitter.com/suiton_everyday よろしくお願いいたします。
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