中小企業情シス稼業 : 2019年04月

2019年04月25日12:00

Microsoft Officeで直前の処理を繰り返してお手軽に効率化する

カテゴリ: ルーティン

単純なネタで恐縮なのですが、Microsoft Officeでは、

ショートカットキーで直前の処理を再度実行してくれます。

地味ですが、これが意外と便利なんですよね～

Ctrl＋yの威力

そのショートカットキーとは、
　Ctrl＋y
です。

Ctrl＋yは、ExcelやPowerPointなどでセルやオブジェクトの書式設定を繰り返す場合に私はよく使います。

もちろん複数セル・オブジェクトを選択した状態でも効きます。

Ctrl＋aで全部選択して一括設定したいけど、一部のセルやオブジェクトだけを設定したい場合などに便利です。

資料を全部作ってしまってから、「フォントと色直したいけど面倒だからいっか・・・」と妥協しなくて済みます。資料修正のやる気が出ますｗ

Excelだけじゃなく、Microsoft Office共通の動きというのも嬉しいですね。

たったこれだけですが・・・

たったこれだけと侮るなかれ。わかりやすく効率化できます。

Ctrl＋yを知らなければ一生w、

　「オブジェクト選択して、書式選んで・・・」

です。

Ctrl＋yを知っていれば、

　「オブジェクト選択して、Ctrl+y」

です。

大げさかもしれませんが、

　書式選んで・・・　→　Ctrl＋y
で短縮した時間を、残りの社会人生活の期間で積み重ねて考えたらすごいことになりますねｗ

関連記事：

情シスでわかりやすく効率化するにはプログラミングしかない！

Accessは情シスの効率化に最適

最近、
　・朝ヒゲ剃る時間：5分　→　平日だけだとして1ヶ月：100分　→　1年：1200分＝20時間！
　・ゴミ捨てに行く往復時間：10分　→　週に3回：30分　→　1ヶ月：120分　→　1年：1440分＝24時間！
のようなことばかり考えています。

1年365日のうち、ほぼ1日はヒゲばかり剃っていて、もう1日はゴミばかり捨てに行ってるということですよねｗ
まあそれが生活するということですし、その1日を浮かせたところで何ができるか？というところでしょうけど。

ヒゲの永久脱毛をする人の気持ちがわかる気がします。

2019年04月18日12:00

社内システムの新入社員研修では、ブレスト・プレゼンをやるといいかも

カテゴリ: ルーティン

先日に引き続き、新入社員研修ネタで・・・

関連記事：
社内システムの新入社員研修では、いきなりセキュリティのテストをやって良い

システム関連の新入社員研修をする際、どうも普通に社内システムの説明とかで終わるのがつまらなくて・・・

せっかくなら、こちらも楽しみたいんですよね。

オススメは、ブレストとプレゼンです。

「何で社内SEがこんなことをやるんだ？」というところですが、当社では他部門でこういうのをやってないようですので。

狙いとしては、

　・限られた時間内で成果を出す経験をしてもらう

　・正解のないテーマについて議論する経験をしてもらう
　・新入社員同士のコミュニケーションのきっかけを作る
ですかね。

ブレストは仕事でやることはほとんどないんですけどねｗ

だからこそ、新入社員研修でやっておくべきだと思っています。

私は以下の手順で実施しています。

0.説明（5分）

初めての人もいるので、ブレストの概要を開始前に説明しておくとスムーズに進みます。
以下の内容を最初に伝えるようにしています。

・ブレストとは

　ブレインストーミングの略。集団（小グループ）によるにアイデア発想法の1つで、会議の参加メンバー各自が自由奔放にアイデアを出し合い、互いの発想の異質さを利用して、多数のアイデアを生み出そうという集団思考法・発想法のこと。

・ブレストの原則
　①批判厳禁（他人のアイデア・意見を批判・批評してはいけない）
　②自由奔放（突拍子もないアイデア・意見も受け入れる）
　③質より量（アイデア・意見の質・内容は一切不問）
　④便乗歓迎（他人のアイデアや意見に乗っかったアイデア・意見を歓迎する）

肝心のブレストのお題は、
　・社内のITリテラシを高めるにはどうしたらいいか
のような正解のないテーマを設定するようにしています。

上記のようなお題は、社内SEとしてもネタが得られるので、一石二鳥ですｗ

1.ブレスト（15分）

ひたすらアイデアを出す時間です。
付箋にどんどん書いていきます。

付箋1枚に1つのアイデアが原則となります。
後でグループ化するときに、扱いやすくするためです。

ここでいきなり議論を始めず、各自付箋に書きまくったほうが、広範なアイデアが出やすいようです。
いきなり議論を始めてしまうと、声の大きい者や押しの強い者の意見に引っ張られ、多様なアイデアが出づらくなる気がします。

ただ、これも含め経験だと思うので、私はまだ「最初は付箋に書きまくったほうがいいよ」とアドバイスしたことはありません。
言うべきかどうか悩んでいるところです。

2.まとめ（10分）

出たアイデアを集約し、結論を導く時間です。

付箋に書いたアイデアを基に、議論をします。
議論によって、新たに出たアイデアも付箋に書いていきます。

ある程度方向性が見えたら、ホワイトボードを使って付箋をグループ化し、ペンでキーワードを書くなどしてまとめていきます。

当社は規模が小さいので、新入社員も少ないです。いつも2～3人です。
この人数でブレストをやるのですが、2人と3人の差は大きいと思っています。

3人いると、2人が話しているときに、もう1人が冷静にその2人を見られるんですよね。
第3者として新たな視点を提供するので、議論が途切れづらくなります。
2人でやっていると煮詰まりやすくなる気がします。

あまりにも煮詰まった感が目立つ場合は、「資金が無限にあったとしたら？」など制約条件を外したり、発想を飛躍させるような視点を提供してもいいかもしれません。

3.プレゼン準備（10分）

実際は、2.の延長に近いです。

「もうすぐプレゼンがある」ということを意識させるために設けています。

遅れそうな雰囲気の場合、「〇分経過」のアナウンスを頻繁に入れて、スピードアップしてもらいます。
残り時間を伝える以外は、なるべく割り込まないように意識しています。

4.プレゼン（5分）

プレゼンをやる理由は、ブレストだけだとやりっぱなし感があるからです。
後にプレゼンがあると思うと、ブレストにも自然と気合が入ってきます。

プレゼンと言っても大層なものは要求しません。こんな短時間では無理ですしｗ
だから「内容が伝われば、見た目にこだわる必要なし」と伝えています。

実際は、前段でまとめたホワイトボードを見ながら、口頭で説明してもらうだけです。

それよりも大事なのは、開始時間厳守ということです。

厳しいですが時間が来たら、中途半端な状態でもプレゼンを始めてもらいましょう。

プレゼンがグダグダになってもいいのです。所詮研修ですから。
そういう失敗を次に生かしてもらうということです。

5.振り返り（5分）

振り返りは非常に大事だと思っています。
新入社員からも、「振り返りがあって良かった」との感想をよくもらいます。

まず新入社員に「どうだった？」と感想を聞きます。
「楽しかった」など前向きな感想が多いです。

それに反応しつつ、こちらの感想を言います。
先に前向きな感想を言います。ダメ出しは後ですｗ

短時間なので、アイデアの内容は関係ないと思っています。
何でもいいので、成果をひねり出すのが大事です。ひねり出したことだけで評価できます。
私はまずそれを伝えています。

他には、
　・相手を否定しなかった
　・内容が具体的だった
　・途中、時間を気にする余裕があった
などを伝えることが多いです。

その後はダメ出しになるのですが、×というより△くらいの感じで話します。
　・もっと発想の飛躍があっても良かった
くらいです。

上述したように、何でも良いのでアイデアを形にした時点でほとんど目的達成なのです。

振り返りでフィードバックをしなければいけないので、こちらも気を抜けません。

新入社員だけでなく、こちらも大変勉強になるんですよね。

ブレストのお題は、敢えて毎回同じにしてやっているのですが、同じ結果になることがありません。
それが楽しいところの1つです。

時間がないので、40分くらいでブレストからプレゼンまでやらせるという鬼のスケジュールですｗ
でも短時間だから良いというのもあると思います。ブレストは長時間やると良いアイデアが出るものでもありませんし。

新入社員に毎年感想を聞いていますが、概ね好評です。

直後の外部研修でブレストがあったらしく、事前にやっておいて良かったという人もいました。

外部研修でブレストとかのワークがあったときに、「どうする？」とモジモジして無駄に時間を過ごすのは、恥ずかしいことですからね。

2019年04月11日12:00

社内システムの新入社員研修では、いきなりセキュリティの確認テストをやって良い

カテゴリ: ルーティン

フレッシュな新入社員が入ってくる季節です。

社内SEは、システム周りの研修の講師をやる機会も多いでしょう。

ほとんどが上司から丸投げされる形でしょうけどｗ

ただ丸投げと言うことは、内容は自由であるということです。

弊社では内容に口を出されない（＝出せない？出させない？ｗ）ので、好き勝手にやってます。

セキュリティには軽く触れておきたい

研修ネタについては悩ましいところですが、社内システムの説明だけではなく、セキュリティにも触れておきたいところです。

配属後はなかなかセキュリティ教育を行う機会はないですので、最初くらいはやっておいても良いと思います。

ただセキュリティはやり始めるときりがないんですよね。蟻地獄のようにハマってしまいます。

そもそもセキュリティ教育を座学形式でやるのって、聞く方もつまらないんですよね。

セキュリティのテキストをただ読むだけ、なんてのは地獄です。

朝から舟を漕ぐ新入社員も出てくるでしょうｗ

研修の時間も限られているので、何とか軽くさばいてしまいたいところなんですよね。

いきなり確認テストで良い

若い人にはITリテラシがあります。

だから私はいきなり確認テストをやってもらっています。

テストはこれ ↓ をそのままやってもらっています。

セキュリティ 7つの習慣・20の事例

点数は関係ありません。

「こういう考え方もあるんだな」と気づいてくれればいいのです。

といっても実は毎年平均9割くらいの点数です。十分じゃないですかね。

先輩社員にやらせたら、こんなに高得点が取れるか、かなり怪しいと思いますｗ

最近の若い人はホント優秀です。

テキストは後で読む

さすがにテキストなしというのもアレなので、

テストが終わったら、「テキストを各自ダウンロードして、時間のあるときに読んでください」と指示しています。

新入社員研修も意外と空き時間があったりしますから、その暇つぶしに読んでもらえればと思っています。

面倒なセキュリティ教育は、これで時間短縮できます。

節約できた時間は、もっと有意義な研修ネタに使いましょう。

私のオススメは、ブレストとプレゼンです。これについてはまた記事にさせていただきます。

昭和世代は座学が好きな人もいるんですよね。

座学なんてやっても効果薄いと思うんですけどね。

なるべく手を動かす、頭を使う内容を増やすべきです。それなら眠くなりませんし。

後で必要になる情報はマニュアル化し、「あそこに書いてあったな」と思い出してもらえばいいんですよ。
新入社員はまじめなので、全部覚えようとしてしまいますからね。

だいたいマニュアル化できる情報なんて、タコツボローカルルールばかりですから、覚える価値などないですｗ

関連記事：

中小企業のセキュリティ教育はこのくらいでいい

2019年04月04日12:00

同一ネットワーク上にいるWindows10PCにリモートデスクトップ接続できないときの対処法

カテゴリ: ルーティン

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リモートデスクトップを使って、同一ネットワーク上にあるPCに接続する場合もあります。

例えば、PCの初期セットアップのときなどです。

PowerPointなどで作ったマニュアルを見ながらセットアップをするため、パラメータの入力にはコピペを使いたいんですよね。いちいち手入力なんてしてられませんから。

ただ、同一ネットワーク上にいるくせに、リモートデスクトップ接続できないことがあるんですよ・・・

Pingを打つ

Windowsファイアウォールをいじる手もあるのですが、イマイチ確度が低い気がします。

うまくいったりいかなかったり。よくわかりません。

いろいろ試してみたところ、単純な手段で解決しました。今のところ100%成功しています。

その手段とは・・・

　リモートデスクトップされる側からリモートデスクトップする側にPingを打つ

　※リモートデスクトップをコンピュータ名で指定している場合は、コンピュータ名でPingを打つ

です。

これだけです。

もしやまた・・・

Windows7 Professionalである私のPCから、Windows10 ProfessionalのPCへの接続がどうもダメなんですよね。

さっきまでできていたのに、Windows10を再起動するとつながらない・・・

Windows7だからですかね。

まさかまたMicr〇s〇ftのトラップですかねｗ

Windows7 Professional プリインストールモデル出荷期限の延期はもうない・・・

Windows Updateが怖くて適用できない

PCが急に重くなった場合の対処法