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高価なシステム入れるよりも、基本的な仕事の仕方を全社員に教えたほうが効率いいんじゃないかという気がしてて・・・


本当は基本的な仕事の仕方など、仕事をしていけば自然と身につくし、自分で勉強するものですよね。必要に迫られますから。

体力勝負・記憶勝負なやり方では、普通30歳くらいで最初の限界が来るんじゃないかと。
そこで普通はネットで調べたり、本を読んだりして試行錯誤するものですよね。


でもそうじゃない人がいます。結構います。

いい歳こいて、メモも取らず、後で「忘れた~」と言っている人を見ると驚いてしまいます。
よくこれでやってこれたなと。やってこれてないんでしょうねw


新人でもないのに、仕事のやり方を手取り足取り教えてもらうのは恥ずかしいことなんですけど、仕方ないですよね。できないんだから。

ポイントとしては以下の3つだと思うんですよね。

タスク管理

「あっそういえば○○忘れてた」という人の何と多いことか。
ノートに書いても、書いたのを見返すのを忘れてる。どうしようもないですね。

自分だけが被害蒙るならいいんですよ。勝手に忘れてればいい。
でも後工程の人にも迷惑が掛かるんですよ。

もっとタチが悪いのは、人から催促されるのが当然だと思っているやつ。どうせ催促されるんだからと、最初から記録する気すら無い。
こんなのは社会人じゃないですよ。恥ずかしいことですよ。


「記憶に自信があるから大丈夫」という人もいますね。
私は記憶が苦手なので、いろいろ覚えている人はすごいな~とは思います。

でもそういう人に限って、肝心なことを覚えてないんですよね。
自ずと仕事の精度が下がります


当たり前ですが、覚えておくこと自体が目的じゃないですからね。
覚えておくことは大前提で、それを使って仕事をするのが本来の目的ですからね。

そういう人はきっと覚えておくことに精一杯なんじゃないですかね。
ただそれだと今すべきことに集中できません。心ここにあらずです。で、ミスを誘発。悪循環です。

来週金曜日にやるべきことがある場合、準備が終わったら、当日とか前日に思い出せばいいんですよ。
月曜日からずーっと覚えておく必要はありません。


覚え続けておくって、ストレスになりますからね。
あれもやらなきゃこれもやらなきゃ感がすごくなります。でも実は今やるべきことは1つも無かったりして。
今やるべきことがなければ、未来にやることの準備をすればいいんですよ。未来の仕事の精度が上がります。


素晴らしいシステムを導入しても、そのシステムを適切な時に使えないなら、宝の持ち腐れです。
結局、「覚える」という活動を外出しにするしかないんですよね。

ツールはデジタルでもアナログでもいいんですよ。自分なりのスタイルで。
でも大量の情報の中から検索する場合は、デジタルのほうがラクはできますね。

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文章の書き方

社内で受け取るのは、何を言っているのかわからないメールばかりです。誤字脱字もひどい。
よくこんなメールを送って仕事になるなと思います。社外には少しは気を遣っているのかもしれませんが。

チャットとかかっこいいシステム入れても、何を言っているのかわからない文章を書いていたら、結局「電話で話したほうが早い」となります。
今の会社では、何かあるとすぐ電話を掛けてきます。電話が多いかどうかで会社のレベルがわかる気がします。


文章はとにかく短く書くのがいいんですよ。短ければ短いほど、言いたいことが明確になります。
仕事ではわかりやすいのが一番です。小説とか名文を書くわけではないのです。

私は文章がくどくなりがちなので、文章を削ることが多いです。メールなどは、文章が半分になったりします。
でもまあ足すよりは削るほうがラクですね。

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マニュアル作成

これも上記の「文章の書き方」に通ずるところがありますね。
テキストだけでできた「手順書」を見ると、うまく行く気がしません。手順書の体になっていないです。ただのメモです。

転職先では、よくこういったテキストファイルに出くわします。
それだけで、「いろいろうまく行ってなかったんだろうな。だから辞めるハメになったんだな」と見当がつきます。


いくら高額な費用をかけたシステムがあっても、適切に運用できなければ手戻りばかりになります。
システムに振り回されるってやつです。


マニュアルを作れるということは、業務が頭の中で整理できている、ということです。
頭では整理できているつもりでも、いざマニュアル化しようとすると、すんなりいかないことが多いです。
実際にマニュアルにするというのは、業務を具体化するという意味で大事な作業なのです。

1から10まで全部クリエイティブな仕事は少ないと思います。特に会社では。
もし全くマニュアル化できない仕事があるとすれば、それは会社にとってリスクですので、そもそもの仕事を改善すべきかもしれません。


最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。完璧を目指すと、ますますマニュアル作成のハードルが上がってしまいます。

まずは叩き台レベルで良いので、徐々にブラッシュアップしていけばいいのです。
このような意識を持っていれば、「これはまた同じような作業が発生しそうだな」と思ったら、すかさず記録をする習慣もつきやすくなります。

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共通点は他者への配慮

上記3つの「タスク管理」「文章の書き方」「マニュアル作成」に共通するのは、やはり「他者への配慮」ですね。

配慮があれば、仕事がスムーズに流れるのは当然ということです。
会社で大事なのは仕事がスムーズに流れることなんじゃないですかね。

いくらいいシステムだけがあってもダメです。
配慮が無いと「システムに入力しとけばいいんでしょ」みたく形式主義になります。

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仕事のやり方を教えることの最大の利点は、どんな仕事にも対応できることですね。
使うシステムが変わっても対応が可能になります。

会社にとって利点が多いと思うんですけどね~
まあこういう地味な施策は取らないでしょうね。中小企業の経営者は。


上記3つに加えて、
・プログラミング
も身につければ、鬼に金棒ではないでしょうか。


プログラミングは未経験者にはかなりハードルが高いですが、もし身につければ劇的に仕事のやり方が変わります。

ブラインドタッチも効率化にはなるんですけど、手で打つのが前提ですからね。限界があります。
プログラミングは、いかに手数を減らすかを考えるので、まるで考え方が違うんですよ。


私はなるべくタイピングしないようにしているので、上司からは仕事してないように見えるんですよね。そんな会社からはオサラバですけどね。