中小企業情シス稼業

Exchange Onlineを長いこと使っていると、メールボックスがいっぱいになってきます。

※各ユーザのメールボックス利用状況は、

Exchange管理センター>レポート>利用状況>Exchange>メールボックスの使用状況

で確認できます。

不要なメールを削除するのがわかりやすい対処方法ですが、手間がかかり大変です。

もう一つの手段として、インプレースアーカイブ機能があります。

インプレースアーカイブとは、ユーザーのメールボックスに保管されているメールを、別途のアーカイブ メールボックスに移行する機能です。これにより、ユーザーのメールボックスの容量を節約することができます。

便利そうな機能だとは思うけれど・・・

• メールが消えたりしないか
• どういう流れでメールが移動するのか
• 注意点は

という不安もあると思います。

私もこの機能を利用する際、少し不安に思い、事前に調べました。

今回は調べた内容を共有できればと思います。

インプレースアーカイブの概要

インプレース アーカイブ機能を有効化すると、ユーザー メールボックスの他に、別領域のアーカイブ メールボックスが作成され、利用が可能となります。
Outlook on the web メール画面の左ペインのフォルダー 一覧に、自動的にアーカイブメールボックスのフォルダーが表示され、送受信用のユーザーメールボックスとは別のアーカイブ メールボックスの領域へアイテムの移動や、格納されているアイテムの確認を行うことが可能です。
アーカイブ メールボックスへ移動される対象のアイテムは、メール アイテムの自動移動 ・ 削除を行う機能である "アイテム保持ポリシー" の動作で設定されている期間を過ぎると、自動的に移動される動作です。また、ユーザー自身で手動で移動する事も可能です。

既定のアイテム保持ポリシーが適用されている場合、インプレース アーカイブを有効化後、メールボックスに格納されている "アイテムの作成日または受信日から 2 年経過しているアイテム" が、アーカイブ メールボックスへ自動的に移動されます。
なお、アイテムが自動移動する際は、ユーザー メールボックスと同名のフォルダーがアーカイブ メールボックスに作成され、アイテムが対象のフォルダーに移動されます。

インプレースアーカイブ有効時に利用可能になるアーカイブメールボックスの容量はプランにより異なります。
・ Exchange Online Plan 1
通常メールボックス : 50GB
インプレース アーカイブ : 50GB

・ Exchange Online Plan 1 + Exchange Online Archiving for Exchange Online
通常メールボックス : 50GB
インプレース アーカイブ : 100GB ※ 自動拡張適用により最大 1.5TB

・ Exchange Online Plan 2
通常メールボックス : 100GB
インプレース アーカイブ : 100GB ※ 自動拡張適用により最大 1.5TB

※Exchange Online の制限 > メールボックス格納域の制限
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#mailbox-storage-limits

※自動拡張アーカイブの概要
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/autoexpanding-archiving?view=o365-worldwide

なお、容量が上記の上限に達すると、アイテムが移動されなくなりますので、不要なアイテムを整理するなどの運用が必要です。

インプレースアーカイブ適用時の不安点Q&A

• Microsoft 365 Business Basicには、Exchange Online Plan1が含まれていますか。
  ⇒Microsoft 365 Business Basic は Exchange Online Plan1 が内包されるプランです。
  
  

• 既存ユーザのインプレースアーカイブの設定をオンにすると、2年以前のメールがアーカイブフォルダに移動するということでしょうか。
  ⇒既定のアイテム保持ポリシー[Default MRM Policy] 内の保持タグ [Default 2 year move to archive ] が割り当たっている場合、上記の動作となります。
  
  

• 一度インプレースアーカイブの設定をオンにして、オフに戻した場合、メールはアーカイブフォルダからユーザー メールボックスに戻りますか。それともアーカイブフォルダに残ったままになりますか。
  ⇒インプレースアーカイブを無効化しても、プライマリメールボックスにメールアイテムが戻ることはありません。そのためインプレースアーカイブを無効化した時点で、そのメールアイテムは参照できなくなります。 ただしインプレースアーカイブ無効化後、30 日間以内であれば、再度有効化することで復元することができます。
  
  

• アイテム保持ポリシーを2年から減少させた場合（例えば1年）、1年前～2年前のメールが追加でアーカイブフォルダに移動するということでしょうか。
  ⇒上記の通り。既定のアイテム保持ポリシーをの期間を変更すると、変更に応じてインプレースアーカイブにメールアイテムが移動する動作になります。
  
  

• アイテム保持ポリシーを2年から増加させた場合（例えば3年）、2年前～3年前のメールはアーカイブフォルダからユーザー メールボックスに戻りますか。それともアーカイブフォルダに残ったままになりますか。
  ⇒アイテム保持ポリシーは、ユーザーメールボックスの中にあるメールアイテムを一定期間経過後に自動でインプレースアーカイブに移動または削除する機能のため、インプレースアーカイブからユーザーメールボックスにメールアイテムが自動で戻ることはありません。
  

• アイテム保持ポリシーの設定を見ると、何も設定が表示されないのですが、新しいアイテム保持ポリシーを追加する必要はありますか。
  ⇒削除などされていない限り、テナント作成時に、既定のアイテム保持ポリシー[Default MRM Policy] は作成されて存在しています。
  既定のアイテム保持ポリシー [Default MRM Policy] は、以下の手順でMicrosoft Purviewから確認することができます。

  1. Microsoft 365 管理センター (https://admin.microsoft.com) にアクセスして、管理者権限を持つアカウントでサインインします。
  2. 画面左側の [すべて表示] をクリックして、 [コンプライアンス] をクリックしてMicrosoft Purviewを開きます。
  3. [データ ライフサイクル管理] をクリックして、 [Exchange（従来版）] をクリックして、 [MRM アイテム保持ポリシー] をクリックします。

  ※アイテム保持ポリシーの「Default 2 year move to archive」は、インプレースアーカイブがオンになると適用されます。
  
  

• メールの検索はユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス別々に行う必要がありますか？
  ⇒ユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス、両方を横断的に検索できます。
  
  

インプレースアーカイブ適用の流れ

1. Exchange管理センターで、ユーザのメールボックスアーカイブを有効にします。 （メールボックスの管理で該当ユーザの設定を開き、「その他」タブをクリックし、「メールボックス アーカイブの管理」をクリックすると、アーカイブを有効にできます。）
2. アーカイブ機能有効化後、数時間～24時間経過すると、「フォルダー」と同列に「In-Place Archive～」が表示されます。（「In-Place Archive～」の表記は変更可能）
3. アイテム保持ポリシーの期間（デフォルトは2年）以上経過したメールが自動で「In-Place Archive～」に移動していきます。
4. 数日後、移動が完了します。（ユーザー メールボックスのサイズが50GBの場合）

※既存のフォルダーも自動で作成されます。
※手動でのメール移動も可能です。
※インプレースアーカイブのメールボックスもいっぱいになった場合、プランによってはこれ以上の容量拡張は不可となります。

ユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス、両方を横断的に検索できるようになり、使い勝手における唯一の弱点がなくなったように思います。

関連記事：

Microsoft365における配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループのユーザ視点での違い

転職後の放置とは

転職後の放置とは、転職したきた人に対して、教育やフォローが十分に行われず、仕事を押し付けられることです。
私は転職後、情シスでもベンダーでも、ほぼ100%放置されてきました。特に中小企業では伝統芸とも言えます。

具体的には、以下のような状況になります。

• 仕事の引き継ぎやOJTが十分に行われない
• 上司や先輩社員からのサポートが少ない
• わからないことや困っていることを相談できる相手がいない

ひとり情シスの環境そのものです。

放置されると大きな不安やストレスとなります。また、仕事に慣れるまでに時間がかかったり、ミスやトラブルを起こしたりするリスクも高まります。

会社にとって良いことないと思うんですけど・・・

転職後に放置されるかはなかなか事前には確認できません。

面接時とはコロッと態度が変わるやつも多いです。そんなやつに相談し、サポートを受けるのを期待するのは無駄かもしれません。

転職後の放置に耐えるメリット

転職後に放置されると大きな不安やストレスとなります。
しかし、転職後の放置に耐えることで得られるメリットもあります。

• 自立心が養われる

自ら考えて行動する力を養う機会となります。
上司や先輩社員からのサポートが少ないため、自分で調べたり、試行錯誤したりしながら、仕事を進めていく必要があります。
その結果、自立心や問題解決能力が身につきます。

• 責任感が強くなる

責任感を強くさせるきっかけにもなります。
一人で仕事を任されるため、自分のミスや失敗が会社に与える影響の大きさを実感することになります。
その結果、責任感や主体性が身につきます。

• 成長のチャンスになる

成長のチャンスになる可能性もあります。
一人で仕事を任されることで、自分の強みや弱みが見えてきます。また、自分で考えて行動することで、新たなスキルや知識を身につけることができるでしょう。

これらのメリットのために放置されろというわけではないですが(笑)、放置されたときにこう考えることで前向きになれるかもしれません。

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• 自分の業務を把握する

まずは、自分が担当する業務をしっかりと把握することが大切です。業務内容やスケジュール、関係者などを把握することで、自律的に業務を進めることができます。

自分の業務を把握するために、業務マニュアルや資料を整理するのも大事です。将来の自分を助けることになります。

マニュアルや資料を作るのを面倒がる同僚も多いので、積極的に作っていくべきです。同僚に恩を売りながら、業務を把握することができます。

関連記事：
情シス必須ノウハウ！マニュアル作成は超重要

• スケジュールを立てて行動する

自分の業務を把握したら、スケジュールを立てて行動しましょう。スケジュールを立てることで、業務の進捗状況を把握しやすくなり、余裕を持って仕事に取り組むことができます。

スケジュールを立てるために、タスク管理ツールやカレンダーを活用します。

関連記事：
情シス必須ノウハウ！タスク管理方法

• 周囲のサポートを活用する

周囲は敵ばかりではありません。少ないですがいい人もいます。そういった人々のサポートを活用することも大切です。相談することで、業務を進めるためのアドバイスや協力を得ることができます。積極的にコミュニケーションを取りましょう。

八方美人になる必要はありません。恩を仇で返すやつもたくさんいるので。

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• 会社の文化や風土を理解する

転職直後は周りの空気をよく読むことが大事です。

会社の文化や風土を理解することで、会社で働く上での心構えを養うことができます。

最初から張り切りすぎないことです。「前の会社では●●だった」なんて皆の前で言うのはもってのほかです。

3か月くらいは会社に行くだけで偉いと自分を褒めましょう。ただでさえ放置された過酷な環境です。

だいたい放置がはびこっている会社は、人の出入りが激しいです。周りの嫌なやつが消えていくのを待つのも手です。1人消えるだけで随分仕事がやりやすくなります。

そうやって粘っていると、いつのまにか自分が古株になっていたりします。

• 自分の目標やキャリアプランを明確にする

入社早々アレですが、心の底で見切りをつけてしまうのもアリです。

ただ本当に転職するかは別の話です。私も今の会社に入って定期的に転職活動をしています。内定・内々定をいくつかもらいましたが、結局転職していません。今の会社が良いとは思いませんが・・・

自分の目標やキャリアプランを明確にすることで、仕事へのモチベーションを維持することはできると思います。（私は明確になっていません・・・）

• 開き直る

ひとり情シスの仕事の性質上、放置にならざるを得ないというのもあります。

周りもどうしていいかわからないのです。

放置上等でどっしりと構え、プレイと考えて状況を楽しんでしまうくらいのほうがいいかもしれません。

誰も手出しできない状態にしてしまえば、3年もすれば古株となり、自分のペースで仕事ができるようになります。

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転職後に放置されるということは、会社から信頼されている証拠でもあるかもしれません・・・

自分の力を信じて開き直りつつ、放置に耐えましょう。

最近はオンボーディングとか言って、転職してきた人を手厚く受け入れてくれる新しい会社もあるようですね。羨ましすぎます。

仕事自体はキツいのかもしれませんが・・・

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