「チームで顧客対応するから、窓口用のメールアドレスくれ」とユーザから言われた場合、
Microsoft 365では配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループという選択肢があります。
その違いについて、Microsoftはきちんと解説してくれています。
グループを比較する
ただ実際の使用感的にはどう違うのか、正直わかりづらいです・・・
そこでMicrosoft 365の配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループの違いについて、ユーザ視点でまとめてみました。
※以下動作確認は、Outlook on the webで行っております。
ただ実際の使用感的にはどう違うのか、正直わかりづらいです・・・
そこでMicrosoft 365の配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループの違いについて、ユーザ視点でまとめてみました。
※以下動作確認は、Outlook on the webで行っております。
比較表
ユーザの使用感を軸に比較表にしてみました。
①には以下の設定が必要です。
④には以下の設定が必要です。
⑤のセッション数は、ユーザごとに1つとは限らず、複数セッションを消費する場合もあるので注意が必要です。
①には以下の設定が必要です。
④には以下の設定が必要です。
⑤のセッション数は、ユーザごとに1つとは限らず、複数セッションを消費する場合もあるので注意が必要です。
※Outlookアプリの「アカウント追加」で、1つのアカウントを複数人で共有するのはライセンス違反となります。
配布リストの利点と注意点
【利点】
・着信の通知がある
画面・音での通知があります。
「通知がないと気づかない！」という要件が必須なユーザの場合は、配布リストを選ぶしかないでしょう。
【注意点】
・メールを他のユーザと同期できない
配布リストは単純にメールを複数のユーザに配布する機能なので、複数ユーザでメールボックスの状態を同期させたい、という要望には向いていません。
配布リスト宛のメールに返信する際は、必ず自分の配布リストをCCに入れるなど、運用での工夫が必要になります。
・着信の通知がある
画面・音での通知があります。
「通知がないと気づかない！」という要件が必須なユーザの場合は、配布リストを選ぶしかないでしょう。
【注意点】
・メールを他のユーザと同期できない
配布リストは単純にメールを複数のユーザに配布する機能なので、複数ユーザでメールボックスの状態を同期させたい、という要望には向いていません。
配布リスト宛のメールに返信する際は、必ず自分の配布リストをCCに入れるなど、運用での工夫が必要になります。
共有メールボックスの利点と注意点
【利点】
・メールボックスを他のユーザと共有できる
その名の通り、複数ユーザで同じメールボックスを見る形になります。上記設定をすれば送信済みアイテムも共有できます。
「誰がどんなメールを送信したか全部把握したい」が要件の場合は、共有メールボックス一択になります。
その名の通り、複数ユーザで同じメールボックスを見る形になります。上記設定をすれば送信済みアイテムも共有できます。
「誰がどんなメールを送信したか全部把握したい」が要件の場合は、共有メールボックス一択になります。
【注意点】
・セッション数の制限がある
セッション数が20しかなく、それを超えると後から来たユーザが共有メールボックスにアクセスできなくなります。（対処法としては、共有メールボックスを使っていない人がMicrosoft365からいったんサインアウトし、セッションを空けてあげるしかありません）
1ユーザで1セッション消費するとは限らないので、20人使えるわけでありません。
同時利用者数に注意する必要があります。
・メール着信の通知がない
音での通知だけではなく、画面上の未読数も表示されません。
ブラウザをリロードしたり、いったん別のフォルダを開いてから該当フォルダを開くと表示されます。
ただし「他のメールボックスを開く」で共有メールボックスを別タブに開いておくと、音・画面両方で通知があります。これで良しとするならば、共有メールボックスの弱点はセッション数制限だけとなります。
1ユーザで1セッション消費するとは限らないので、20人使えるわけでありません。
同時利用者数に注意する必要があります。
・メール着信の通知がない
音での通知だけではなく、画面上の未読数も表示されません。
ブラウザをリロードしたり、いったん別のフォルダを開いてから該当フォルダを開くと表示されます。
ただし「他のメールボックスを開く」で共有メールボックスを別タブに開いておくと、音・画面両方で通知があります。これで良しとするならば、共有メールボックスの弱点はセッション数制限だけとなります。
Microsoft365グループの利点と注意点
【利点】
・Teamsと簡単に連携ができる
チームの対応をTeamsに集約することができます。
チーム内の情報共有と作業効率を重視するなら、Microsoft365グループを選択すべきでしょう。
・メールを送るのが楽
Inboxを開き「メールを送信」をクリックすると、デフォルトで差出人がグループアドレスになります。配布リストや共有メールボックスだと、差出人を手動で変更する必要があります。
メールに返信する際も、宛先にグループアドレスが自動で入り、削除できません。
グループアドレスをCCへ入れる運用を行う必要がありません。
チーム内の情報共有と作業効率を重視するなら、Microsoft365グループを選択すべきでしょう。
・メールを送るのが楽
Inboxを開き「メールを送信」をクリックすると、デフォルトで差出人がグループアドレスになります。配布リストや共有メールボックスだと、差出人を手動で変更する必要があります。
メールに返信する際も、宛先にグループアドレスが自動で入り、削除できません。
グループアドレスをCCへ入れる運用を行う必要がありません。
【注意点】
・送信済みアイテムを他のユーザと同期できない
上記利点によりグループアドレスの入れ忘れはなくなりますが、メールが全部Inboxに入ってくるため、やりとりが何度もあると整理が大変になります。
ただそもそもMicrosoft365グループはメールよりもTeamsがメインの気がするので・・・
ただそもそもMicrosoft365グループはメールよりもTeamsがメインの気がするので・・・
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配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループ、それぞれに利点・制限がありますので、
重視するポイントで利用する機能を決めると良いでしょう。
とChatGPT的にまとめても仕方ないのでｗ、
・メール中心のコミュニケーション・10人以内の少人数 ⇒ 共有メールボックス
・Teams中心のコミュニケーション ⇒ Microsoft365グループ
・メール中心のコミュニケーション・10人以上 ⇒ 配布リスト
てところですかね・・・
