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定期・不定期にやってくるさまざまな仕事

情シスには大小さまざまな仕事が集まってきます。

すぐに終わるルーティン作業から、突然の技術的な障害対応まであります。
何故か同時に複数の仕事が集中することが多いです。


これらの仕事をやり忘れるのが最悪です。

何かユーザから依頼されたことを忘れた場合、
「あの人には言ってもやってくれない」と信頼関係が崩れます。

信頼関係が崩れると、情シスの社内での格が落ちます。
面と向かって文句を言われなくてもです。
こちらからユーザに何かを頼んでも、動いてくれなくなります。


いろんな方向から不意にやってくる仕事を、確実に捕捉する必要があります。
(やる・やらない、優先順位は別の話です)

忘れてはいけない未来の仕事

今すぐやる仕事の場合は、すぐに着手すればその場は凌げるのですが、
未来の仕事の管理はやっかいです。


例えば、来週金曜日にやらなければならない仕事があるとします。
「○○の仕事をやらなきゃ」と意識しつづけるストレスは想像以上に大きいです。
付箋などに書いて貼っておいても、つい目に入ってしまい、そちらに気が行ってしまいます。

さまざまな仕事の予定を意識し続けているだけで、脳は疲れてしまうのです。

本来、その仕事の準備が終われば、前日の木曜日くらいまでは、
「明日の金曜日に仕事がある」ということ自体、忘れていても良いのです。
ずっと意識し続けておく必要はありません。


ただ当日になったら、その仕事のことを確実に思い出す必要があります。

タスク管理はひとり情シス必須ノウハウ

タスク管理は、目の前の仕事に集中して確実に完了させるための、情シス必須のノウハウです。

その実践には、タスクを自分の脳の代わりに覚えていてくれる、
秘書的役割のツールが必要です。紙でも何でも良いです。


私はAccessで以下のようなツールを作って管理しています。
(内容のレベルが低いので、公開するのは恥ずかしいのですが・・・)
 タスク管理1タスク管理2
一覧とそのうちの1つのタスクの詳細です。 柔軟性を持たせるため、手入力がたくさんできるようにしてあります。
非常にシンプルな作りとなっています。


ツールを使う際の基本的な流れは、

・毎朝、今日やるべきタスクを確認し、優先順位をつけて実行していきます。

・各タスクが終わったら、ステータスを「完了」にします。
 繰り返しの仕事は、ステータスは「監視中」のままで、期限を未来に再設定します。

・新しい仕事がやってきたら、その都度必ず期限を明らかにして入力します。

・もし今日やるべき仕事がすべて終わり、余裕があったら、
 明日以降の仕事で、できそうなものに着手します。

のようになります。


ツールは、履歴管理の役割も持っています。

終わったタスクは手順を記録しておきます。
後で同様のタスクが来たときには、キーワードで検索して対応できます。

ハマった部分も記載してあるので、同じことで2度ハマることはありません。
2度目以降は完了までのスピードが格段にアップします。


作業だけではなく、調査したいことや検証すべきこと、情シスの課題など、
気になることを思いついたらすぐ入力します。
「後で入力しよう」と思っていると忘れてしまうものです。さっきまであれほど覚えていたのに。
これほど悔しいことはないので、まずは入力する癖をつけることが大事です。


時間ができたときになって初めて「何をしよう」と考えるのではなく、ネタを常にストックしておくことが重要です。
経営者から突然「システム関係の課題についてまとめて報告しろ」と言われても慌てなくて済みます。

時間のあるときに何気なく調べておいたことで、後々助かったことが何度もあります。


ツールを使って過去・現在・未来の自分をフル活用するイメージです。


ツールはExcelなどでも十分と思います。
無料のクラウドサービスだと、Wunderlist が良いと思います。
【Wunderlist】
https://www.wunderlist.com/ja/

タスク管理の本当の目的

タスク管理をするのは、単に仕事のコントロールのためだけではありません。

ツールを使ってタスク管理するとわかるのですが、
今日やるべきことが終わったら、明日の仕事を先取りしてやりたくなります。

そうすると、先手を打てるようになります。
先手を打つときは時間的余裕があるので、仕事の詳細について、冷静にじっくり考えることができます。

    先手を打って、失敗の確率を下げる
                ↓
    時間的余裕ができる
                ↓
    さらに先手を打つ
                ↓
    ますます時間的余裕ができる
                ↓
    長期的な、大きなテーマに着手できる

この流れを作るのが、タスク管理の本当の目的です。



私はベンダーSEのときは、同時に2つくらいのタスクしかできませんでした。

情シスになってからはタスク5、6個は並行でこなすことができるようになりました。
必要に迫られてのことでした。


上記のノウハウを得なければ、私はとっくにひとり情シスから脱落していたと思います。

タスク管理はどの会社でも必要な能力です。
自分なりの必勝法を確立しておけば、どこに行っても役に立つと思っています。