
定期・不定期にやってくるさまざまな仕事
情シスには大小さまざまな仕事が集まってきます。すぐに終わるルーティン作業から、突然の技術的な障害対応まであります。
何故か同時に複数の仕事が集中することが多いです。
これらの仕事をやり忘れるのが最悪です。
何かユーザから依頼されたことを忘れた場合、
「あの人には言ってもやってくれない」と信頼関係が崩れます。
信頼関係が崩れると、情シスの社内での格が落ちます。
面と向かって文句を言われなくてもです。
こちらからユーザに何かを頼んでも、動いてくれなくなります。
いろんな方向から不意にやってくる仕事を、確実に捕捉する必要があります。
(やる・やらない、優先順位は別の話です)
忘れてはいけない未来の仕事
今すぐやる仕事の場合は、すぐに着手すればその場は凌げるのですが、未来の仕事の管理はやっかいです。
すいとんエブリディ@suiton_everyday
例えば来週金曜の15時にやるべき仕事があるとすると、来週金曜の朝に「やらなきゃ」と思い出せば良い。
2018/02/19 12:27:44
それまでは忘れてていい。
来週金曜に仕事がある、と今からずっと意識し続けることが負担になる。
それよりも、今日やるべき仕事があ… https://t.co/bvtUmcYPEY
例えば、来週金曜日にやらなければならない仕事があるとします。
「○○の仕事をやらなきゃ」と意識しつづけるストレスは想像以上に大きいです。
付箋などに書いて貼っておいても、つい目に入ってしまい、そちらに気が行ってしまいます。
さまざまな仕事の予定を意識し続けているだけで、脳は疲れてしまうのです。
本来、その仕事の準備が終われば、前日の木曜日くらいまでは、
「明日の金曜日に仕事がある」ということ自体、忘れていても良いのです。
ずっと意識し続けておく必要はありません。
ただ当日になったら、その仕事のことを確実に思い出す必要があります。
タスク管理はひとり情シス必須ノウハウ
タスク管理は、目の前の仕事に集中して確実に完了させるための、情シス必須のノウハウです。その実践には、タスクを自分の脳の代わりに覚えていてくれる、
秘書的役割のツールが必要です。紙でも何でも良いです。
私はAccessで以下のようなツールを作って管理しています。
(内容のレベルが低いので、公開するのは恥ずかしいのですが・・・)


一覧とそのうちの1つのタスクの詳細です。 柔軟性を持たせるため、手入力がたくさんできるようにしてあります。
非常にシンプルな作りとなっています。
ツールを使う際の基本的な流れは、
・毎朝、今日やるべきタスクを確認し、優先順位をつけて実行していきます。
・各タスクが終わったら、ステータスを「完了」にします。
繰り返しの仕事は、ステータスは「監視中」のままで、期限を未来に再設定します。
・新しい仕事がやってきたら、その都度必ず期限を明らかにして入力します。
・もし今日やるべき仕事がすべて終わり、余裕があったら、
明日以降の仕事で、できそうなものに着手します。
のようになります。
ツールは、履歴管理の役割も持っています。
終わったタスクは手順を記録しておきます。
後で同様のタスクが来たときには、キーワードで検索して対応できます。
ハマった部分も記載してあるので、同じことで2度ハマることはありません。
2度目以降は完了までのスピードが格段にアップします。
作業だけではなく、調査したいことや検証すべきこと、情シスの課題など、
気になることを思いついたらすぐ入力します。
「後で入力しよう」と思っていると忘れてしまうものです。さっきまであれほど覚えていたのに。
これほど悔しいことはないので、まずは入力する癖をつけることが大事です。
時間ができたときになって初めて「何をしよう」と考えるのではなく、ネタを常にストックしておくことが重要です。
経営者から突然「システム関係の課題についてまとめて報告しろ」と言われても慌てなくて済みます。
時間のあるときに何気なく調べておいたことで、後々助かったことが何度もあります。
ツールを使って過去・現在・未来の自分をフル活用するイメージです。
ツールはExcelなどでも十分と思います。
無料のクラウドサービスだと、Wunderlist が良いと思います。
【Wunderlist】
https://www.wunderlist.com/ja/
タスク管理の本当の目的
タスク管理をするのは、単に仕事のコントロールのためだけではありません。ツールを使ってタスク管理するとわかるのですが、
今日やるべきことが終わったら、明日の仕事を先取りしてやりたくなります。
そうすると、先手を打てるようになります。
先手を打つときは時間的余裕があるので、仕事の詳細について、冷静にじっくり考えることができます。
先手を打って、失敗の確率を下げる
↓
時間的余裕ができる
↓
さらに先手を打つ
↓
ますます時間的余裕ができる
↓
長期的な、大きなテーマに着手できる
この流れを作るのが、タスク管理の本当の目的です。
私はベンダーSEのときは、同時に2つくらいのタスクしかできませんでした。
情シスになってからはタスク5、6個は並行でこなすことができるようになりました。
必要に迫られてのことでした。
上記のノウハウを得なければ、私はとっくにひとり情シスから脱落していたと思います。
タスク管理はどの会社でも必要な能力です。
自分なりの必勝法を確立しておけば、どこに行っても役に立つと思っています。