PCの媒体ってどうやって管理していますか？
最近はPCのHDDの中にリカバリ領域があり、あまり媒体類は付属してきません。
ただ、過去に購入した分の媒体がまだまだたくさんあります。
もしものときに備え、機種ごとに媒体を作成しておく必要もあります。
※ちなみに私は媒体を作って、後で失敗しているとショックなので、購入時、機種ごとに1～2セットは媒体を買うようにしています。作る手間も考えると安いものです。
中小企業では機種を揃えたまとめ買いが難しいので、媒体の種類が増えがちです。
管理も大変になってきます。
PCだけではなく、サーバも同様です。
パッケージソフトや付属品はPCより多くなります。
家で使うPCなら、買った箱に入れておけば良いのですが、会社ではそうは行きません。
必要なときに限って見つからないことも多々あります。
お安く管理
私は、ボックスファイルを管理に使います。フタつきが良いです。
事務所移転のときに、ダンボールにもそのまま入ります。
プラス ボックスファイル FL-081BF 蓋付 A4E
最初は、1機種ごと上記ボックスファイルに入れていました。
ただ、さすがにスペースがもったいなくなってきました。
そこで、チャックつきビニール袋に機種ごとに入れ、PCメーカーごとにボックスファイルを分けるようにしました。
ボールペンで書き込めるラベルがつきが便利です。
生産日本社 ユニパック マークG 記入欄 ラベル付きタイプ 200×140×0.04mm 100枚 生産日本社 セイニチ 0.04mm厚 透明 チャック袋 チャック付き袋 ビニール袋 小分け 小物 密封 チャック付きポリ袋 ポリエチレン袋 ジッパー付き ファスナー付き 透明袋
サーバの場合は媒体が多いので、ボックスファイルを占有させます。
2個以上になってしまった場合は、「○○サーバ 1/2」「○○サーバ 2/2」などと表記します。
ボックスファイルやビニール袋を買う費用すら出してくれない会社は、辞めて良いと思います(笑)
すぐ整理する
媒体管理は最初が肝心です。納品されたらすぐにやります。最悪なのは、買ったときの箱に入れたままにしておいたり、ダンボールに押し込むことです。
中身を確認するためにいちいち開けなければなりません。効率が下がりますし、ストレスが意外と大きいです。
私が過去にいた会社では、紙袋に媒体類を入れ、マジックで外側に中身を書いていることもありました。汚らしく破けて、最低でした。
本人は整理したつもりになっているんでしょうね。後任者としては、迷惑でしかありませんでした。
私は、PCセットアップマニュアルの最初に、整理をするよう書いています。
PCにテプラを貼り、媒体・マニュアル類で要らないものはよけて、潰したダンボールや不要なビニール類と一緒にゴミ箱に持って行きます。それからおもむろにセットアップ作業開始です。
テプラがPCに貼ってあるので、セットアップのミスも防げます。
ダンボールやケーブル類が入っていたビニール類を散らかしたまま、セットアップするのは大嫌いです。
必要なものを失くす、間違えて別の機種の媒体が混ざる、といったりリスクが増えます。
パッケージソフトの箱も無駄に大きいので捨てます。空気を保管しておく必要はありません。
余計な広告などもたくさん入っているので、どんどん捨ててスリムにします。
保管するものの基準ですが、最低限、
・保証書
・ライセンス証書
・リカバリ媒体
・リカバリマニュアル
・ハードサポート連絡先（法人向け専用の連絡先が書いてある場合があります。最近はメーカーも電話してほしくないのか、ホームページを見てもすぐに電話番号がわからないことが多いです）
があれば何とかなります。
経験上、上記以外のものが無くて困ったことは1度もありません。
媒体数としては、1機種あたり2セットもあれば十分だと思います。
それ以上になったら躊躇せず捨てます。
捨てるのが怖い場合は、とりあえず取っておき、定期的に見直します。
もちろん該当するPCがなくなったら、媒体も廃棄します。
きちんと整理しておかないと、媒体を捨てて良いかの判断がつかないのです。
そうやって無駄に場所を取っていくのです。
以前いた会社では、媒体がPCを買ったときの箱に入れられたままで、倉庫に数百個くらい置きっぱなしになっていました。
PCが故障しリカバリする際は、まず倉庫で該当の媒体を探すのが一苦労でした。
その会社ではひとり情シスではなかったのですが、誰も整理しようとはしませんでした。
私は空いている時間を見つけ、1人で整理しました。1年くらいかかったと思います。
整理が終わると、媒体を探す手間が格段に減り、リカバリのスピードも向上しました。
その後、事務所の移転もあったので、予めやっておいて正解でした。
この経験から、整理整頓の重要性を知りました。
物理的なことだけではなく、データも同じです。
検索スピードを上げるのも大事ですが、その前に検索範囲を狭めることのほうが効果的です。
また数量に圧倒されても、まず着手してみることが大切だと気づきました。
1つずつコツコツやれば、いつかは終わります。
これは能力の問題ではなく、意志の問題、さらに大げさに言えば勇気の問題なんだと思います。
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