複合機
・FAX回線の有無について確認FAX回線が付いている場合は、移設先でも回線を用意する必要があります。
・業者に解体・組み上げ作業を依頼
・解体・組み上げ作業のスケジュール調整
移設業者は、純粋に複合機の移設だけやります。
移設前の解体と、移設後の組み上げは複合機の保守業者がやります。
早めに業者に連絡します。
解体・組み上げ時間と移設時間とのスケジュール調整も必要です。
プロバイダ
・プロバイダに移転計画があることを伝え、変更の申込書などを入手する・プロバイダに切り替え日時を伝える
プロバイダを変更しなければ、電話や書面連絡で終わる内容です。
ネットワーク回線
・業者に手配代行依頼【新オフィス側】大した金額ではないです。
光回線は工事前に現場調査があったりすることもあり、何度も立会いが必要になります。
意外と時間を取られます。
特にひとり情シスの場合、時間は後になるほど貴重になりますので、是非依頼したいところです。
・回線やDSUの撤去工事依頼【旧オフィス側】
原状回復のため旧オフィス側で作業が必要です。
細かい話ですが、IDFから居室へ回線を通す際に空けた穴も、パテで埋め戻すよう依頼します。
・ビル管理会社への工事申請【新オフィス側】
・ビル管理会社への工事申請【旧オフィス側】
大きなビルは詳細に申請する必要があります。
上記撤去工事の申請も忘れないようにします。
電話・FAX回線
・業者に手配代行依頼【新オフィス側】大した金額ではないです。
何度も立会いがあるので、意外と時間を取られます。
特にひとり情シスの場合、時間は後になるほど貴重になります。是非依頼したいところです。
・電話番号ごとに転送（ボイスワープ）・自動応答（AIS）の扱いを決める
旧番号にかかってきた電話やFAXの扱いです。
電話番号ごとに新番号に自動転送するか、新番号を伝える自動応答をさせるか、
を現場に確認します。（FAXも転送可能です）
PBXの移設中のことも考慮に入れておく必要があります。
移設中なので転送先がないのです。
転送を他のオフィスや携帯電話で受けてもらう手もあります。
電話・FAXに関しては細かいことを言うやつが多いです。
普段、客を客とも思っていないやつに限って、「お客様に迷惑がかかる！」なんてのたまいます(笑)
「PBX移設中くらい通じなくてもしょうがないだろ」と思いますが、最も細かいレベルで確認しておいたほうが良いです。後で要望を受けるよりはマシです。
前社のときは、家庭用の安い電話を1台買い、事前に移設先に設置しました。
PBX移設中はそれに転送し、留守番電話に記録させました。
結局全然電話なんてかかってきませんでしたが(笑)
これらについては見てみぬフリをしていても、結局移転ギリギリになって現場が気づき、大騒ぎになります。
最後はひとり情シスに押し付けられる仕事なので、先手を打って調整し、業者に作業をお願いしてしまいましょう。
・回線などの設備撤去工事依頼【旧オフィス側】
原状回復のため旧オフィス側で作業が必要です。
・ビル管理会社への工事申請【新オフィス側】
・ビル管理会社への工事申請【旧オフィス側】
大きなビルは詳細に申請する必要があります。
新オフィス側の新設工事はもちろん、旧オフィスのボイスワープ工事・原状回復工事もあるので、申請漏れのないよう、注意が必要です。
・新番号旧番号対応表の作成
これが決まらないと、封筒や挨拶状、名刺の手配も進められません。
・内線番号表の作成
必ず社内から要求されます。
内線番号の割り当てを業者に任せる場合は、必ずその内容をもらっておきます。
・電話料金の支払予定がどうなるか確認する
これはN○Tの担当者のレベルによるのかもしれませんが、
前社では、口座引落手続きが遅れ、しばらくコンビニ振込みが必要になりました。
結局私が経費精算してました・・・
何回も精算していたら、経理に「どういう予定になっているか教えろ！」と言われたので、まとめました。
こんなことにならないよう、予めN○Tに確認したほうが良いです。
※移設の際は、MDF・IDFくらいの用語は知っておいたほうが良いでしょう。
ビル管理室や業者と話をする際によく出てきます。
LAN・電話内線
・LAN・電話内線工事依頼【新オフィス側】先述したとおり、サーバルーム移設業者と同じ業者にすれば、こちらが伝書鳩をやる必要がなくなります。
・HUBやLANケーブルの撤去をどうするか確認【旧オフィス側】
原状回復のため旧オフィス側で作業が必要です。
HUBなどを新オフィスですぐ使うなら、回収する必要があります。
個人的にはこういうケチ臭い考え方は嫌いです。新オフィス側LANの事前準備ができないからです。
（新オフィスでの予備として回収するならまだ良いですが）
不要なものはそのまま置いておけば、オフィス全体の原状回復の業者が、まとめて廃棄してくれる場合も多いです。
余計な作業を減らすためにも、確認したほうが良いでしょう。
・ビル管理会社への工事申請【新オフィス側】
大きなビルは詳細に申請する必要があります。
・LAN・電話接続口設置箇所指定【新オフィス側】
移転業者から新オフィス図面が出てきたら、
各島や会議室、複合機などの位置を指定して、LANと電話内線を出して欲しい場所を指定します。
図面への手書きで十分ですので、LANと電話内線をはっきり区別し、場所と必要数を伝えます。
※電源が必要な島HUBを置く場合、電源コンセントも用意しておくのを忘れずに。
個人席の電源タップから1ポート借りようとすると、嫌がられます。
この辺りは電源工事業者（大抵はビル側が指定してくる）との情報共有が必要です。
・工事進捗確認【新オフィス側】
図面と実際に見るのとでは違います。
工事の初期段階に、進捗を実際に見に行ったほうが良いです。
業者は余長を取っていてくれますが、後から大きく場所を変えるのは困難です。
HUBラックの移設予定地から遠く離れた、とんでもない場所からケーブルを床下に這わせようとしていたこともあります。
番外編
情シスの仕事か？というものもちらほらありますが・・・・移転案内
地図が入ったA4サイズのお知らせのことです。
各部門ごとに作ってくれればいいのですが、オフィシャル的な案内が欲しいと言われることもあります。
私はWordの差し込み印刷で対応しました。
・取引先への移転連絡
例えばリース会社ですと、
・登記簿謄本（現在事項原本、現在事項写し、履歴事項原本、履歴事項写しのいずれかが指定される）
・印鑑証明書
・リース会社指定書式の申請書
などの提出が必要です。
移転後にならないと謄本が取れないのですが、たぶん総務から必要枚数を聞かれます。
事前に送付先をピックアップしておいたり、各会社に必要な書類を確認しておくと後がラクです。
・封筒の住所変更
旧住所が印刷された封筒の在庫が多い場合は、シールで対応です。
印刷枚数が多いと単価が大幅に下がるので、移転のタイミングが悪いと在庫たっぷりなんですよね・・・
「ケチケチしないで新しい封筒作れや」と言いたい・・・
・挨拶状
最近はメールなどで済ませるところも多いようですが、古い体質の会社は挨拶状を郵送したがります。
印刷から納品まで時間が掛かるので、早め早めにやるべきですが、文面に妙にこだわるご老人もいます。
老害です。
待っていられないので、他の作業をどんどん進めたほうが良いです。
移設作業中、必ず1度は業者や社員などから同時にワッと
「どうします？！」「どうする？！」
と判断を求める声が殺到する時間が来ます。
ここで絶対に慌てたり、逃げたりしてはいけません。
むしろこれが醍醐味です。
嵐は必ず10分程度で収まります。
私は回数を重ねるごとに「来た来た♪」と心の中で楽しむようになりました。
1000本ノックのように「さあ次こい！」くらいの気持ちでいきましょう。
普段のタスク管理での鍛錬がモノを言います。さばいてさばいて、さばきまくりましょう。
関連記事：
この殺到を鑑みても、移転プロジェクトでは、
情シスは手を動かさないで、コントローラーに徹したいところです。
自分で手を動かしていると、破綻してしまうからです。
上や周りの理解がないので、結局PCの組み上げなど手を動かさないといけないんですけどね・・・
でもそれを最小限にする努力は必要です。
移転プロジェクトは、当日が来れば必ず終わります。
混乱したとしても数日レベルです。
短期的には、どうしても無理をする日が出てきてしまいますが、
システム開発プロジェクトのように、デスマーチが続くことはありません。
辛いときは、
「○月○日を過ぎれば必ず終わるんだ。細かいところは後でゆっくり対応しよう」
と、気持ちをラクにしましょう。
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