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ツール作成・機能追加

大掛かりなツールを作る必要はありません。ちょっとしたツールで良いのです。
入力補助などの機能追加でも良いです。
そのちょっとした積み重ねが、業務効率化につながります。

いきなりある業務を1時間の効率化は難しいです。
でも5分の効率化を10個ならできます。


今の会社では、基幹システムのマスタ登録を画面から手入力で行うのが大変なので、
取り込み用データを作るツールを作り、利用していました。

急いで作ったので機能的には弱く、画面でマスタ1件分の情報を入力したら、その取り込み用データを1件エクスポートする仕組みでした。
もし2件登録依頼が来たら、入力・エクスポート、入力・エクスポートと2回繰り返す必要があります。
ツール作成1


5件程度の依頼でしたら、上記のやり方で大丈夫でした。
しかし「もし一気に10件20件登録する依頼が来たら対応できないな」と気にはなっていました。

その後時間が空いたときに、Excelでデータを用意し、それをAccessに貼り付ければ、一括でエクスポートする機能を作っておきました。
ツール作成2


機能を追加した数日後、30件以上のマスタ登録依頼が来たのです。
その後もしばらく大量の登録依頼が来ました。
マスタ未登録の情報を全社的に入れることになったため、各営業所から登録依頼が一気にきたためでした。
結果助かりましたが、いつもこんな風に寸前で対応している感じです(笑)


あまり何でも心配しすぎる必要はないですが、
自分で作業をしていて「これはまずいことになるかも」と不安に思うことは、大体実現します。

事が起こってから、慌ててプログラム修正などを行うと、ミスを誘発します。
事前に準備しておくに限ります。

提案資料作成

システム導入などの提案が通るかどうかは、タイミングが大きいです。
だいたいこちらからアクションを起こしても通りません。

大きなトラブル後や、経営者の頭の中での流行り(笑)に合わせる必要があります。

上から「○○についてどうなってる?」と、聞かれて慌てて一から調べ始めるようでは、チャンスを逃してしまいます。

特にトラブル後などは、こちらの意見が通りやすくなります。費用面でのハードルも下がります。
急ぐ必要があります。
喉もと過ぎればなんとやらですから・・・
上は痛い目に遭ってもすぐに忘れてしまいます。ITに関しては都合よく捉えるんですよね。

導入したい仕組みについて、製品の比較表を作っておくとか、業者に概算金額を聞いておくだけで違います。
簡単なものでいいのです。

言われたときにすぐサッと出せるものを仕込んでおきましょう。

調査・勉強

私は毎日、いくつかのIT関連の情報サイトを眺めることを日課にしています。
仕事はさっさと終わらせるので、暇なんです(笑)


ひとり情シスですとアイデアが煮詰まってしまい、自分の考え方が正しいのか不安になります。

今まではあまりこういうサイトを見るのは好きではなかったのですが、最近は見るようになりました。
何か社内で利用できないかという視点で見ていると、やはり役立つ情報は目に留まります。
劇的な改善に結びつかなくても良いのです。1ミリでも進められればもうけものです。


セミナーも同様です。
仕事で役立てようという視点をもって臨むかどうかが大事だと思います。

無料ですとそれなりのものしか得られませんが、少なくとも気分転換にはなります(笑)

以前は自腹で行ったりもしましたが、さすがに今は難しくなりました・・・
有償だと講師の本気度が違うのもありますが、やはり¥をかけただけ得られるものはあります。


今の上司は「どんどん情報を仕入れておいて欲しい」と言ってくれるので、そこはありがたいです。
有償のセミナーに行かせてくれと言ったことはまだないので、そのときどんな反応をするかですが(笑)

放置していた依頼やトラブルに対応する

放置していたのには何らかの理由があったとは思います。
いつも失礼なやつからの依頼とか(笑)

そもそも放置できるということは大した依頼・トラブルではないとも言えます。
情シスのタスク管理では、ボールを持ったままにしないはずだからです。

関連記事:

まあ暇つぶし程度にやりましょう(笑)
失礼なやつから「覚えていてくれたのか」と感謝されることもまれにあるかもしれません。



時間ができたときのために、普段から
「時間があったらやりたいリスト」を作っておくと良いです。

気づいたらすぐそのリストに書き込むようにします。
後からでは、なかなか思い出せないものです。

リストに書いてあることは、課題の根本になっていることが多いので、少しでも改善しておくと、後でじっくりと効いてきます。


やる気が出ないというのは、裏を返すと、
日々のルーティンやトラブルに忙殺されず、システムが安定してきたということだと思います。
平和な証拠です。

システムが安定していなければ、のんびり「今日はやる気が出ないな~」とは言っていられませんから(笑)

そこまでシステムを安定させた自分へのご褒美で、たまにはボーっとしましょう。
ひとり情シスはどうせ放置されているので、ボーっとしていても目立ちませんよ(笑)

良いアイデアはこういうときに浮かんでくるものですし。

関連記事:
やる気が出ないときの対処法1/2