中小企業情シス稼業

2社連続で中小企業ひとり情シスやっています。 同じ境遇の方のお役に立てればと思います。

広告

2018年03月

情シスの正しいキレかた

boom-bomb-enamel-pin-denim_925x

いきなりタイトルと反対のことを言いますが、
まずそもそも仕事でキレるのはエネルギーのムダです。

仮に相手の不手際で何か損害があるとしても、
会社が被害こうむるだけで、個人的には何もないのです。
だからそんなに激しく怒る必要はないのです。


ただ、自分の仕事を邪魔されるとイラつきますよね。
残業するハメになったりしたらなおさらです。


そうなるとだらしないベンダーなどに、形だけでもキレるフリをする必要はあります。
彼らとは考え方が違いすぎるのです。ダラダラやることの弊害がわかっていないのです。


牽制球を投げる必要があるわけです。

八方美人でクレームも入れられない情シスはダメです。ナメられ続けます。
社外からナメられていれば、当然社内からもナメられます。


ナメられると何が問題かと言うと、仕事がスムーズに進まなくなるのです。
プライドの問題だけではないのです。

だから時と場合によってはキレる必要が出てくるのです。


但し、キレ方にも作法があります。

適切にキレなければ効果はありません。
効果がなければ、エネルギーの無駄遣いとなります。

怒るのも疲れますからね・・・

すぐにキレてはいけない

キレるのはいつでもできます。
反射的に怒鳴ったりしてはいけません。
とにかく感情に流されず冷静でいることです。

当然、頻繁にキレると効果は薄くなります。
「あぁ、またあの人キレてるよ」てなもんです。

慎重に事実確認を

念には念を入れて確認します。勘違いかも知れないのです。

確認する際も、努めて冷静に。
感情は抑えすぎるくらい抑えてちょうどいいでしょう。

勘違いしてキレると本当に恥ずかしいです。


もし間違えてキレてしまい、後でその人に頼る必要が出てきたときに、どの面下げて行くかという話です。
そして何故かキレた相手に、すぐ頼らなければいけない場合が多い気がします。

こちらに落ち度が無いとわかっても

慎重に確認した結果、こちらに落ち度が無いとわかっても、やはり感情に訴えるのは得策ではありません。

静かなクレームほど相手に響くのです。
上で確認した事実を淡々と伝え、早急に善処してくれるよう依頼します。

ここで大抵の相手は対処してくれるでしょう。
大きなミスも寛大に対処することで、恩義に感じてくれるかもしれません。

上司に連絡する

担当者レベルの対応が酷い場合は、まずは上司に連絡します。
上司のメアドがわかれば、CCに入れるなどしてメールします。役員だとなお良いでしょう。


そのためには、普段から名刺をきちんと保管しておくことです。
私は名刺をもらったら、「○○上司」と担当者とのつながりを書き込んでいます。

代表番号に電話する

普通上司まで話が行けば、何らかの対応をしてくれると思いますが、
上司と担当者がグルなどの場合は、更に上に行くしかありません。

お客様相談室などに連絡するのも良いのですが、
室長と担当者が裏でつながっていて、クレームが握りつぶされる可能性があります。


強烈なのは会社の代表番号にかけることです。

敢えて代表番号に電話するのにはわけがあります。

代表に掛かってきたクレームは経営トップに直接報告され、
担当者は社内の掲示板に名前を出され、吊るし上げにされる会社もあるようです。
担当者にとっては大ダメージですね。


ただし代表番号に電話を掛けるのは、担当者との関係を絶つ覚悟が必要でしょう。
最後の手段です。
実際、私もここまでやったことはありません。(やりかけたことはあります)

キレるを演出する

結局キレると言っても、キレないのがミソですね。
怒鳴ればいいってもんでもないですから。

本当にキレるかどうかは別にして、キレるという選択肢を持っておくことが大事なのです。
その選択肢すら持っていないと思われると、相手に好きなようにやられます。
核抑止力に似ていますね。

キレること自体が目的ではなく、こちらの思いを相手に伝えることが目的です。
それが達せられれば、キレる必要などないのです。

キレそうでキレないギリギリを演出するのがイイ。
伝家の宝刀は抜いてしまったらおしまいですから。



キレなくて済むように、こちらも余裕を持ってスケジューリングし、
事前に確認をするようにしたいですね。
何度も確認をしているのに、相手に不手際があった場合は、キレる大義名分も立ちます。

Google Chromeでたくさん開いたタブをサスペンドしてPCの負荷を軽くする

woman-in-beauty-rest-mask-in-pillow_925x

Webを見ていると、「とりあえずタブを開いておいて、後で読もう」ということがあります。


ただ重いページだと、見ていない間もバックグラウンドでずっと動いていたりして、
PCがすごく重くなったり、最悪はブラウザごと落ちてしまうこともあります。


こんなとき、Google Chromeだと、
開いたままになっている非アクティブなタブをサスペンドして、
PCの負荷を下げてくれます。

導入

Google Chromeを起動する。


「Chrome Web Store」で「The Great Suspender」を検索し、
リンクをクリックする
クリップボード01


概要やレビューを確認し、
「CHROMEに追加」をクリック
クリップボード02


『「The Great Suspender」を追加しますか?』のメッセージが表示されるので、
「拡張機能を追加」をクリック
クリップボード03


導入に少し時間が掛かりますので、お待ちください


「CHROMEに追加済み」と表示されればOK
クリップボード04

使い方

一定時間が経過すると、非アクティブなタブはサスペンドされます。
サスペンドされたWebページは以下のように表示されます。
※初期設定だと1時間無操作状態が続くと、自動でサスペンドされます。
タブがアクティブになると自動で復帰します。画面をクリックしても復帰します。
クリップボード05



設定を変更する場合は、
右上の顔のようなアイコンをクリックし、
「Settings」をクリック。
クリップボード06


とりあえず変更したいのは、
「Automatically suspend tabs after」のサスペンドまでの時間辺りでしょうか。
他の設定は慣れてから徐々に変更すれば良いと思います。
クリップボード07


設定をしたら、
画面一番下の「Save settings」をクリックするのをお忘れなく。
クリップボード08


ここではたまたま「The Great Suspender」をご紹介しましたが、
他にも同様の拡張機能はあります。自分の気に入ったものを使うと良いと思います。



某Microsoft社製のブラウザだと、日に何度もPCを再起動していましたが、
今は全くなくなりました。


ちょっとしたことですが、こういうTIPSの積み重ねが、
1日における余裕時間の増加につながるんですよね。

変えなければ永遠に不便なままですから。
思考停止だけはしたくないですね。

関連記事:

ダウングレードしたWindows7 Professional プリインストールモデルで、2020年1月14日以降Windows7を継続利用するにはライセンスが必要!

down-to-all-subway-trains_925x

業者さんからの情報によると、

ダウングレードしたWindows7 Professionalを
2020年1月14日以降も継続利用する場合は、ライセンスが必要

らしいですよ・・・
1
2
Windows 10 Pro のダウングレード権により、Windows 7 Professional またはWindows8.1 Pro がインストールされているデバイスのご利用に際し、マイクロソフトソフトウェア ライセンス条項上で、ご利用期間を規定しております。

サポート期間終了後に引き続き Windows 7 Professional,Windows 8.1 Pro をご利用希望される際には、Microsoft ボリュームライセンスを通じて、ライセンスを別途取得いただく必要がございます。


そんなルールあったっけ?


【マイクロソフトソフトウェアライセンス条項】

7. ダウングレード権。お客様は、製造業者またはインストール業者から Windows の Professional バージョンがプレインストールされているデバイスを取得した場合、Windows 8.1 Pro または Windows 7 Professional バージョンを使用できますが、マイクロソフトが、(aka.ms/windowslifecycle) に規定されているとおり、かかる旧バージョンのサポートを提供している期間に限ります。本ライセンス条項は旧バージョンの使用に対しても適用されます。旧バージョンに異なるコンポーネントが含まれている場合、お客様によるかかるコンポーネントの使用については、旧バージョンに付属するライセンス条項の該当する条件が適用されます。製造業者もしくはインストール業者、またはマイクロソフトは、旧バージョンの本ソフトウェアをお客様に提供する義務を負いません。お客様は、旧バージョンを別途取得しなければならず、その際に料金が請求されることがあります。お客様は、いつでも旧バージョンを、最初に取得したバージョンに置き換えることができます。

書いてありましたか~そうですか~



『「料金が請求されることがあります」なので請求します』という理屈なんですね。

さすが頭のいい方たちは抜かりない!


あの手この手で締め付けてきますね。
「これがお前たちのやり方か~!」(やや古)


まあサポート切れ以降の話なんですけどね。なんですけどね・・・


XPはこんなことなかった・・・でもまだ使っている???・・・



1台1台Windows10にアップグレードするのも骨が折れそうだ・・・

いくらくらいになるんですかね。ライセンス。
まさか普通にWindows7を買ったときの値段じゃないですよね?

なんで一度買ったものに、後から追加で金払わなきゃいけないんだろ・・・




Windows7 Professionalへのダウングレードモデルっていつから出荷されているのだろうか?
意外と社内に該当するPCが少ないかもしれないので数えておこうかな。



この調子だと今年はもうプレインストールモデル延長ないかな~?


関連記事:
Windows7 Professional プリインストールモデル出荷期限がいつの間にか2018年10月31日になっていた!

いろいろ先延ばししたいから延長して欲しい!延長しろ!(笑)



でも、思惑通りには進まないと思うよ・・・
【Windows 10への移行、約半数が間に合わない? IDCが予測、このままではXPの二の舞いに】
セキュリティの問題もあるんでしょうけどね。
わかってますよ・・・


もうこれ関係で悩むの疲れてきたよ・・・

「大は小を兼ねる」の発想で効率化する

wood-gingerbread-man-sign_925x

単純作業にもいろいろあるが、
何かを追記したり、積み上げていく足し算作業ではなく、
余計なものを削除する引き算作業を多く取り入れたほうが、精神的にラクだと思っている。


また、中小企業情シスは多くが「ひとり情シス」などの少人数だ。
ユーザとまともにやりあうと、多勢に無勢。結果は見えている。

個々に対処するのではなく、作業をなるべく大きく扱って、こちらの手数を減らす必要がある。


これらに共通するのは「大は小を兼ねる」の発想だ。

メールの署名は社内用と社外用を両方書いておく


上にある通り、私のOWA(Outlook Web Access)でのメールの署名の先頭は、


●●●部 ○○です。お疲れ様です。
株式会社■■■■ ○○です。
いつもお世話になっております。


となっている。
(OWAだとOutlookクライアントなどのアプリのように複数の署名を切り替えられない)


社内の人にメールを送る際は、2行目と3行目を削除し、
社外の人にメールを送る際は、1行目を削除してメールを送信するのだ。


メールを送るたび、毎度毎度会社名・部署名・自分の名前は打たない。
辞書登録での入力短縮を狙うのもいいが、削除のほうが作業が単純で良いと思っている。

その時間を合計すると、会社人生の中で結構な時間の節約になっているのではないだろうか。

データは余計に出力して絞り込ませる

例えば、四半期データ・半期データ・通期データを出力する仕事があるなら、
通期データだけを出力して、利用者には絞込みや不要なデータを削除してもらうべきだ。

ピボットテーブルでユーザの好きな期間で絞り込めるようにすればいいのだ。
1Q・2Q・3Q・4Q・上期・下期・通期などのボタンを作って、マクロを登録しておくのも良いだろう。

ユーザに多少の負担を強いる代わりに、データ提供のスピードを向上させて報いればよい。


ユーザごとにデータを絞り込んでやって、それぞれ切り張りして配布するなどは、過保護だ。
ユーザはそれを基準とし、
上げ膳据え膳が当然だと思い始める。
次回からも同様の手順を求められるのだ。

情シスとしては、そのような負のスパイラルに陥るのが怖いのだ。


ユーザ側の作業が増える場合は、
「情シスは手を抜いているのではないか」と言われる恐れもありそうだが、たいていは杞憂だ。
言われてから考えれば良い。

それよりも、データ提供のスピードを上げるなどして、
こちらも強く言えるような大義名分を得るほうに注力すべきだろう。

最初に全部登録する

当社では、基幹システムの顧客マスタ登録も情シスの仕事だ。

顧客マスタには、請求まとめ先、請求先、得意先、納品先などがある。
1つの顧客に複数のマスタ(当社では8つ)がぶら下がるのだ。


私が入社する前は、「請求先登録してください」「得意先登録して」と来る依頼に対し、
個別に登録していた。

でもこれでは、ある顧客のどのマスタを登録したのか、依頼がある都度チェックしなければならない。
依頼するほうも何度も依頼しなければならず、面倒だ。


そこで一度の依頼で、全種類のマスタを登録するようにした。

当初、請求先しか必要がない顧客もあるが、後で得意先が必要になることも多々ある。
最初から全部登録してあれば、後で追加登録する手間が省ける。


もちろん最初に多くの処理をやらなければならないので、情シスのパワーが必要になる。
基本的にはプログラミングで効率化するしかないだろう。
私の場合は、Accessでツールを作成した。



一括登録により、マスタ登録の依頼件数は大幅に減少した。
ユーザも何度も依頼する手間が省け、お互いにWin-Winだ。


情シスとして、1回当たりの作業量は増えるが、それこそ情シスが効率化すべき範囲のものだ。
プログラミングなどを駆使すれば良い話だ。



「大は小を兼ねる」は、要はスコープを大きく取るということだ。
作業を2つに分ければ手数は2倍になり、3つに分ければ3倍になる。

情シスにそんな余裕はないだろう。


また、一度分けてしまうと、整合性を考えなければならない。
分けたものの合計が正しいか、などをチェックする必要が必ず出てくる。
分ければ分けるほど、余計な作業が増えてくるのだ。


ユーザはすぐ細かく分けたがるが、本当にその必要があるかどうか、慎重に検討したほうがいい。
細かく分けるのは後からでもできる。

細かく分けたがるのは今も昔も「たわけ者」なのだ。

Microsoft365のFormsでアンケート・テストを作成するとラクすぎて泣いたw

customer-service-representative_925x

以前、SharePointのアプリでアンケートを作成する方法をご紹介しました。



Microsoft365を使っているなら、Formsでやればもっと簡単だと最近知りました。
こんないいものがあったとは・・・

Formsを起動する

左上のタイルをクリックし、
「Forms」をクリック
forms_01


以下のような画面が起動します
forms_02

アンケートを作成する

「新しいフォーム」をクリック。
forms_03


「無題のフォーム」という文字をクリック。
forms_04


タイトルを変更できます。
画像を入れたり、説明を入力することもできます。
「質問を追加します」をクリック。
forms_05


質問のタイプを選択します。
例えば「選択肢」をクリックします。
forms_06


質問と選択肢を入力します。
この質問を複製、削除したり、前後の質問と表示順を入れ替えることができます。
選択肢の複数選択を許可したり、入力必須にしたり、質問にサブタイトルをつけることもできます。
forms_07


一通り質問を入力するとこうなります。(細かいところはセンスでお願いしますw)
「プレビュー」をクリックすると、
forms_08



回答者の入力画面が確認できます
forms_09


「携帯電話/タブレット」をクリックすると、携帯電話/タブレットで見た場合の画面イメージが表示されます。
左上の「戻る」をクリックします。
forms_10


画面右上の「・・・」をクリックし、
「設定」をクリックすると、
forms_11


アンケート全体の設定をすることができます。
アンケート回答者・回答期限などの設定項目があります。
forms_12

テストを作成する

テストも作れます。
Forms上では「クイズ」という表現になっています。
正解や点数も設定できますので、解答後に点数と正誤を回答者に示すこともできます。

ではテストを作ってみましょう。


Formsを起動した画面で、
「新しいフォーム」の右の下向き三角をクリックし、
「新しいクイズ」をクリックします。
forms_13


アンケートのときと同様、タイトルなどを設定できます。
「新規追加」をクリックして、「選択肢」を選んでみます。
forms_14

forms_15


アンケートのときとほとんど画面は同じですが、
質問に配点を設定したり、正解はどれかのフラグをつけたり、オプションの説明をつけることができます。
「数値演算」はよくわかりませんw すみません。
forms_16


解答者の画面イメージを見るには、プレビューをクリックします。
forms_17


「送信」をクリックします。
forms_18


「結果の表示」をクリックします。
forms_19


結果が表示されます。
forms_20



テストもアンケート同様、全体設定ができます。
画面右上の「・・・」をクリックし、「設定」をクリックします。
forms_21


テストの設定をすることができます。
アンケートの設定と同様ですが、回答直後の成績表示の有無についてが追加されています。
forms_22


アンケート・テストに回答してもらう

実際にアンケート・テストに回答してもらう手順です。

画面右上の「回答を収集」をクリックします。
forms_23


「コピー」をクリックすると、URLがクリップボードにコピーされますので、
メールなどに貼り付けて、回答者に送信します。

※デフォルトでは、「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能」となっていますが、
「リンクにアクセスできるすべてのユーザーが回答可能」も選択できます。
これを選ぶと、社外の人にも回答してもらうことができます。
forms_24


回答内容を確認・削除する

アンケートまたはクイズの「応答」タブをクリックします。
forms_26


蓄積された回答データをExcelで開くこともできます。

テスト入力した回答をすべて削除する場合は、
「・・・」をクリックし、「すべての回答を削除」をクリックします。

回答者が間違えて送信してしまった場合など、個別の回答を削除する場合は、
「解答のレビュー」をクリックします。
forms_27


「<」や「>」でレコードを移動し、該当の回答をが見つかったら、
「・・・」をクリックし、「回答の削除」をクリックすると削除できます。
forms_28


アンケート・テストの複製・共有

一度作ったアンケート・テストを簡単に複製できるのが嬉しいところ。
社員の自己申告アンケートなど、毎年やるようなものがありますから。

SharePointのときは、アプリの複製ができず、毎回イチから作っていたので面倒でした。
(私がやり方を知らないだけ?)

複製は該当のアンケート・フォームの「・・・」をクリックし、
「コピー」をクリックします。
ブラウザのリロードをすると、複製ができています。
forms_29


誰かにアンケートやテストを共有するのも簡単です。
上司に「またあのアンケート作って」などと言われることもなくなります。

共有は該当のアンケート・テストを開いて、
画面右上の「・・・」をクリックし、
「共同作業または複製」をクリックします。
forms_30


「複製のためのリンクを取得」をクリックします。
forms_31


リンクが表示されますので、「コピー」をクリックし、
メール等で共有したい相手に伝えます。
forms_32



Excelなどで回答を求めるよりも、面白がって回答率が高くなると思います。
集計作業も、Excelで配布してしまうと大変ですが、Formsなら自動で蓄積してくれます。

SharePointだと回答結果へのアクセス権の設定が面倒でしたが、
Formsなら回答者用のリンクと、共同作業者用のリンクしかないので、それが分からない限り権限のない人が見ることはできません。

開始日終了日を設定できるのもいい。
SharePointだと、設定できなかった気がします。
(私がやり方を知らないだけ?)

そして何より情シスにとってありがたいのは、
「アンケート作って」と言われることがないことです。
このレベルなら誰でも作れますよね。
アンケート作って、URL共有して終わりですから。

これいろんな業務に適用できそうですね。
私は新入社員研修でクイズを使っています。


どんどんいろんなことがクラウドでできるようになりますね。
もっと基幹システムのほうに踏み込んでくると面白くなると思います。
情シスの仕事がどんどんなくなっていくのですが・・・

それはそれでもっと大事な仕事をすればいいんですね。

関連記事:

広告
広告
プロフィール
40過ぎて何とか結婚し、2015年末に子どもができた、左利き初老オヤジです。日本史を再勉強中。株、囲碁、鼻炎、眼振少々。中小企業ハッタリテキトー情シス(社内SE)。Access/ExcelVBAしか武器(?)はなし。情試はPM/SM/SA/NW。 ベンダーSEを数年やり、その後情シスに転職しました。 情シスでは中小企業ばかり3社見てきました。現職と前職ではひとり情シスです。 会社では「いないとヤバいが、評価はしない」という扱いです。 ノウハウを伝える相手もいないので、せっかくなので自分なりのコツを公開したいと思います。 同じような環境で苦労されている方のお役に立てればと思います。 「情シスの格を上げる」が目標です。 Twitterをフォローいただくと、ブログ更新時に通知されます。http://twitter.com/suiton_everyday よろしくお願いいたします。
お問い合わせ
お問い合わせはこちら
プライバシーポリシー
・当サイトに掲載されている広告について
当サイトでは、第三者配信の広告サービス(Googleアドセンス)を利用しています。
このような広告配信事業者は、ユーザーの興味に応じた商品やサービスの広告を表示するため、当サイトや他サイトへのアクセスに関する情報 『Cookie』(氏名、住所、メール アドレス、電話番号は含まれません) を使用することがあります。
またGoogleアドセンスに関して、このプロセスの詳細やこのような情報が広告配信事業者に使用されないようにする方法については、こちらをクリックしてください。

・当サイトが使用しているアクセス解析ツールについて
当サイトでは、Googleによるアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を利用しています。
このGoogleアナリティクスはトラフィックデータの収集のためにCookieを使用しています。
このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を特定するものではありません。
この機能はCookieを無効にすることで収集を拒否することが出来ますので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。
この規約に関して、詳しくはこちら、またはこちらをクリックしてください。