中小企業情シス稼業

2社連続で中小企業ひとり情シスやっています。 同じ境遇の方のお役に立てればと思います。

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2018年06月

悲観的に準備し、楽観的に実行する

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プロジェクトなどの仕事をうまくやるには、

悲観的に準備し、楽観的に実行する

しかない。


準備が足りないとまず失敗する。
というより、準備が9割がた勝敗を決めている。

準備をしていないということは、仕事を成功させる気が無いに等しいのだ。

「悲観的に準備する」とは

準備をするときは、「これもあるかも知れない、あれもあるかも知れない」と悲観的に考える。
で、いざ実行時には「やれることはやった」と腹を括って、最善を尽くす。
これが全て。


悲観的に準備するには、想像力が必要だ。
実行したときの状況をありありと思い浮かべる。冷や汗をかくほどに。

経験というのは、準備するとき様々な状況を想像するために使うのだと思う。
全く同じ仕事ではなくても、経験を類型化すればある程度先を読める。


ちなみに、先を読むのが会社で一番うまいのが経営者であるはずだ。
経営とは他の会社の経営者との先読み合戦であるからだ。

いわば予言者だ。
今は予言が外れてものほほんとしてらっしゃる方が多いですなぁ。
世が世なら、当たらない予言者は命がなかっただろうに・・・


閑話休題、
悲観的に準備するのは、早め早めに想像して時間的余裕を作ることが真の狙いだ。
余裕があれば更に色々気づく。
気づけば準備が出来る。
1つ1つの準備が実行時の自分を助ける。

実行時のトラブルは、それ自体は小さくても、焦りなどで他のトラブルを呼ぶ。
潰せるものはなるべく潰しておきたい。
実行時、その読みが当たると、事前に準備した自分に感謝したくなる(笑)

それくらい準備できれば、あとは楽観的に実行するしかない。

人間は完璧ではないが

楽観的とは「何とかなるさ」と思考停止することではない。
「これだけ色々想定して準備した。もうやれることはやった」と腹を括るということだ。


人間のやることだから、いくら準備しても完璧ということはない。

関連記事:

必ず予期せぬことが起きる。
予期せぬこととは大抵はトラブルだ。


そのときは絶対に逃げず、全部受け止めて今の自分にできることをやる
持っている知識、今までの経験全てを注ぎ込んでトラブル解決に当たる。
これが全て。

能力の問題ではない、意思の問題だ。受け止めること自体は誰でもできる。
逃げたら終わり。


逃げずに受け止めるのは本当に辛い。二度と失敗したくないと思うはずだ。
だから誰に言われなくとも、失敗の振り返りをし、次回に備えるようになるのだ。

同じことで何度もハマっているやつがいるが、気が知れない。

失敗するやつのパターン

仕事に失敗するやつは、
「悲観的に準備し、楽観的に実行する」が逆になっている。
「楽観的に準備し、悲観的に実行する」になってしまっているのだ。

準備段階で「何とかなるさ」と思考停止し、いざ実行段階になって真っ青になる。
で、悲壮感を漂わせて「ハァ~~~~~~」と長いため息をつくw


準備もしないで、ただ「何とかなるさ」と言うのは楽観的とは言わない。
無謀という。

最後はトラブルだらけになって破綻して終わり。
デスマーチだ。巻き込まれた人にしてみたら迷惑極まりない。


トラブルになったときに、どう腹を括っているかで差が出る。

「何とかなるさ」は一見豪胆に見えるが、実は腹を括っていないのだ。
準備を徹底的にやっておかないと「ハァ~~~~~~」と後悔することになる。

腹を括っていないとトラブルを受け止めきれない。
意志の問題だから、簡単に心が折れてしまうのだ。

気をつけろ

準備段階で「何とかなるよ!」と言うやつには気をつけたほうがいい。
たとえそれが上司であってもだ。

「何とかなるよ!」と言ったやつが、何とかしているところを見たことがない。
そいつはハナから自分でやるつもりなどないのだ。

仕事に主体的に関わっていたら、そんな無責任なセリフは出てこないはずだ。
評論家の話など聞く必要はない。


「楽観的に準備し、悲観的に実行する」人間ほど「何とかなるよ!」と言い、
いざというときに逃げ出す。
ずっとそうやって周りの人に迷惑をかけてきたのだ。


私の前社の上司もそうだった。
入社半年しか経っていない私に全て押し付け逃げた。
「脱出するのは今しかない」と私に言い放ちやがった。
社内SE失格というより、社会人失格だ。きっと逃げた先でも周りに迷惑をかけ続けていることだろう。


ただ幸いなことに上司がいなくなったことで、私は余計な気を遣う人が居なくなり、仕事がやりやすくなった。
自分のプレースタイルも確立できたと思う。


そういえば何かの研修で、コンサルの方が組織力は掛け算だと言っていた。

2人の組織の場合、
 1.0 × 1.0 = 1.0
2人とも1人前なら、結果も1人前。

 0.9 × 0.9 = 0.81
でも2人とも1人前以下だと、組織全体としては1人の能力以下になってしまうのだ。
お互いに「向こうがやるだろう」と依存しあって、却って効率が悪くなるのだろう。

0.9以下だった上司がいなくなったおかげで、組織として足を引っ張られずに済んだ。
私も0.9以下だったが、1人で情シスを回せるようになったのだから、少なくとも1.0には成長できたと思う。
その点では逃げた上司に感謝しなければいけないのかもしれない。

関連記事:


今は同僚が辞めると聞いても、前向きに考えられるようになった。
「気を遣う先輩が減る」と。
中途で入ると、年下だとしても周りは皆先輩なので。

4回転職してみて身についた6つのこと

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これまで4回転職しました。現在5社目です。
職種は、最初の2社がベンダーSE、後の3社は社内SEです。

転職して良かったのか悪かったのかよくわかりませんが、それなりに身についたものはあります。
6つにまとめてみました。

1.会社に慣れる時間が短くなった

最初の転職では1年経っても慣れませんでした。というか、放置プレイの末にわずか1年半で退職しました。
まあ合わない会社だったということなんですけど(笑)

そんな私でも転職を重ねるごとに、慣れる時間が短くなっていきました。
今の会社に入ったときは、1ヶ月程度で慣れました。


慣れるとはどういうことか、というところもありますが、
まあそれなりに仕事で戦力になっているということです。

今の会社に入って最初の1ヶ月間は、家で毎朝えづきながら準備して、会社に行っていましたw
慣れるのが早いからといって、ストレスがゼロというわけではないです。


慣れる系の話でよく言われるのが、3のつく節目ですね。
まず3日頑張り、次は3週間、次は3ヶ月、次は3年を目指すという・・・


私は転職して最初の3ヶ月は、会社に行くだけで十分だと思っています。

中途は即戦力として期待されているとは言え、いきなり大活躍は無理です。
むしろ焦るのが良くないと思います。

これまでの会社での基礎力はあるのだから、いずれ力を発揮する場面が出てくると思います。
仮に発揮できなくても、「そんな自分を採るほうが悪い」と思えばいいのですw

そのくらいゆるい感じでいるほうが、実は慣れるの早いんですよね。
最初から鼻息荒いのは周りも疲れます

2.放置上等で腹がすわった

初めての転職はベンダーでしたが、放置されました。
ただ、私もまだ若かったということもあり、甘々でした。教えてもらって当然的な。お恥ずかしいw
※会社の戦力として採用したのに、放置したら戦力にならないと思うんですけどね。放置する気が知れないです。

その後、社内SEへ転職するのですが、そこでも基本は放置でした。
初回の失敗を踏まえ、この会社に入る時からは、
中途は放置されて当然
放置上等
という気持ちで転職することにしています。全部自分でやるんだとの覚悟を持って。
放置された上で失敗しても、「知ったことか」です。


仕方ない面もあります。
特に中小企業では、他の人を手取り足取りフォローする余裕がないんです。
社内SEで転職すると、まともに引継ぎが無いこともザラにあります。
周りの人も助けられないんですよね。意地悪ではなく本当にわからないんです。
だから、自分で何とかする、最善を尽くす、これしかない。

ただそうやって覚悟すると、親切にしてくれる人がものすごくありがたい。
会社を辞めた後、今も付き合いのある友人がいます。


転職した日にどうでもいい情報ばかり教えてくるやつは、大体怪しいと思った方がいいです。
トイレの場所とか昼飯の店とか、仕事以外のことだけ妙に詳しい

要は暇だから話しかけてくるんですよ。
仕事ができず、周りに相手にされていない問題児の可能性があります。
唯一マウント取れるのが、新入りに対してですからね。

そういう輩を見極め、遠ざけるには、仕事の質問をするのが手っ取り早いです。
すぐにすーっと引いていきますw

3.人への対応力が上がった

面倒くさいやつはどこの会社にもいるんですよね。
オラオラでガツガツくるやつ、無礼なやつ、逃げることしか考えてないやつ。

「前の会社にいた●●と同じか」とだいたい類型化できます。
一瞬、新キャラみたいな顔して登場してきますので注意が必要ですw、


こちらの対応をパターン化できるんですよね。
「強気に来るやつほど打たれ弱いから、ある程度打たせておいてカウンターで急所を狙うべし」
「しつこいやつは逃げるとますます追いかけてくるから、逆にこちらからグイグイ行くべし」
「こいつは評論家だから当てにしたらダメだな」
とかw

そういう輩にいちいち過剰に反応しなくなりました


あと変な奴が勝手に消えていくのを待てるようになりました。

「変なやつがいるから辞める」とかは本当にもったいないですよ。
周りから嫌われている変なやつは、時間が経てば必ず消えていきます。間違いないです。
やっぱり会社に合わないのは淘汰されていくんですよ。

今の会社では私が浮いているので、そろそろ辞める番かもしれませんw

4.周りを気にせずさっさと帰るようになった

転職すると同期もおらず孤独なのですが、それを逆手に取った感じです。
放置するならこちらもマイペースでやらせてもらいます」です。


まあそれにしても今までのどの会社も時間を大事にしてませんでした。

さっさと仕事を終わらせ、とっとと帰る私は常に少数派です。
私のプレースタイルを真似る人も出ず。仲間がいると楽しいんですけどねぇ。
上にだけいい顔する人が多くて・・・


でも体や心を壊しても、会社は何もしてくれませんからね。

20代ならまだしも、30代も半ばを過ぎると、残業まみれの滅私奉公スタイルでは疲れきってしまいます。家庭まで崩壊したり。そんな人生、本末転倒でしょう。

そう考えると「周りを気にして帰りづらいとかくだらね」と思うようになるわけです。
ただでさえ社内SEは会社での扱いも悪いですから、サービス残業などする必要ないです。

関連記事:

5.有休を遠慮なく使うようになった

4.と同様です。
自分のペースを作ってしまえば、空気を読む・忖度など一切なくて良いわけです。

今の会社の営業職の人は周りに気を遣うのか、全然有休を使わないようです。
コロナ禍で多少変わったようですが。


4回の転職で有休・退職金をだいぶ捨てました。なので過去の分を取り返すくらいの気持ちでおりますw

転職して最初の半年~1年は有休が全然無くて、辛いです。この辛さは転職した人はわかると思います。
体調崩した時のために残しておかないと、と思ってしまうんですね。1年過ぎるまでは病気できない緊張感があります。

その反動もあって、有休に余裕が出てきたら、程よく使いたいのです。
次辞めるときには、有休使い切りたいですからねw

6.八方美人と決別できた

新卒で会社に入り、2年目に他社に出向に出されました。

その頃はまだPC周りのことをやる人が少なかったり、体制もできていなかったので、出向先の"関連会社の"営業(≠出向先の営業)からいいように使われたりしました。
私も社会人2年目なのでそのあたりの機微がわかっていませんでした。
(今なら「何でお前に命令されなきゃなんねーんだ?w」と超余裕で言えるのですが)


それなりに場数を踏むと、私もだんだん八方美人を捨てていき、うまく立ち回れるようになりました。
転職により、それが完成した感じです。完全に八方美人を捨て去ることができました。
八方美人では仕事がうまくいきませんから。


今は「媚びない」と周りから言われるようになりました。
逆に言うと八方美人だと、「媚びてる」と思われるんですかねぇ。

そもそも全員と仲良くなるのは無理です。

八方美人だと、自分の意見を主張できない、クレームも入れられない、取引先には舐められる(メールに返事されない、トラブルを放置されるなど)・・・自分の首を絞めるハメになります。疲れて会社を辞めることになります。

人に嫌われるのを恐れていたら、自分のやりたいことができない
のです。


そして皮肉なことに、私に「媚びない」と言ってくれる人がいるということは、私は八方美人ではないが、決して皆に嫌われているわけではないということです。
本当に嫌いな人には「媚びない」などと言わないでしょう。それが言える信頼関係があると言えます。

八方美人だとそのような信頼関係ができるのかどうか・・・
上っ面の関係ならお断りです。

関連記事:



転職を繰り返すと、どこに行っても何とかやっていけるかな、という自信みたいなものは得られます。
空気も読めるようになる。
世間知らずな私にとっては、良い社会勉強になってはいます。

ただストレスも大きいです。
放置上等で頑張らないといけないですからね。


長く会社にいると、人間関係とかで見えない下駄を履いているんですよね。
「あの件は○○さんに聞けばいいか」とか、めちゃくちゃアドバンテージ大きいんですよ。

中途で入ってきた人にとっては、長くいる人が社内人脈の面で積極的にサポートしてくれるとありがたいです。
中途の人も非常に恩義を感じると思いますよ。

Office365のメッセージ追跡画面が新しくなった!

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以前、Office365でメールの配信情報を調べる方法をご紹介しました。

関連記事:


たま~に調べることがあるんですよね。
「メールが届かないんだけど!」などとキレ気味に詰められて。


その画面が変わるようです~


[Exchange 管理センター]-[メールフロー]-[メッセージの追跡]
を開くと、以下のような画面が・・・
早速、「新しいメッセージ追跡に今すぐ移動する」をクリックしてみました!
クリップボード01

[メールフロー]-[メッセージ追跡]をクリック。
[既定のクエリ]-[最終日にプライマリ ドメインから送…]をクリック。
クリップボード02

送信元、送信先アドレスを指定するのは前と同じです。
送信した日時をスライダーで範囲指定できます。
時間が UTC+0900 なのは前と同じですね。
条件を入力したら、「検索」をクリック。
クリップボード03

検索結果は念願のJST(日本標準時)表示になってます!
9時間足す計算ができないもんで・・・w
詳細情報を見るには明細をクリックします。
クリップボード04

「申し訳ございません。現時点ではこのメッセージの分析を提供することができません。」
なんてつれないことを言ってますが、
気にせず「メッセージイベント」をクリック。
クリップボード05

ちゃんと細かく教えてくれます。
ただここの時間表記はUTCのままでした・・・orz
なぜ統一できない~
クリップボード06


よく使う検索条件は保存しておくことが出来ます。
検索画面下部で「保存」をクリックすると、
名前をつけて保存できます。
クリップボード08

検索条件は「カスタムクエリ」に保存されます。
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カスタムクエリから削除するときは、保存した検索条件を開き、
画面下部の「削除」をクリックします・・・
が、何故か削除できません・・・まあ近いうちに修正されるでしょう。
クリップボード11


また、検索結果の左上には、CSVへのエクスポート機能がついていました!(あんまり使わないかな)
ただ、大量のレコードはエクスポートできなかったり、
エクスポートできても、メールのタイトルが文字化けしていたり・・・
こちらもこれから徐々に改善していくことでしょう!
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ベンダーに「そんなこと言いましたっけ?」とすっとぼけられないようにTrelloで記録しておく

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基幹システムなど高い保守費用を払っているベンダーに不具合を連絡したり、質問する際、もちろん遠慮は要りません。

ただ、社内SEはいろんな仕事を幅広くやらなければなりません。
人間なので、ベンダーとのやりとりの細かい内容は忘れてしまいます。
更には問い合わせていたこと自体も忘却のかなたへ・・・

Excelでの課題管理の限界

ベンダーとメールでやりとりをすると、1度のメールでは解決しないことがよくあります。
そうすると何度もメールが往復することになります。
途中電話で話したり、複数のトラブルが同時並行で進捗していると、管理が難しくなります。


で、「あの件どうなったっけ」となります。
社内SEはいろいろな細かい仕事をしているので、ちょっと油断するとこうなります。

もし、社内のエンドユーザから障害対応を依頼されていた場合、問題を放置していると、社内SEへの信頼が崩れます。そしてこちらからエンドユーザに何かを頼んでも反応が悪くなります。


そもそも、社内SEが忘れるのが悪いのですが、ベンダーも都合が悪くなると、こちらが忘れるのを待っているふしがあります。 しばらく放置しておいて、こちらが忘れたらもうけもの、てな感じなのでしょう。

ベンダーが積極的に回答するのは、よほど暇な時です。
どうでもいいときに、どうでもいい課題について回答してきます。


このような課題管理において、Excelではベンダーとのやりとりを表現しづらいのです。
最初はやる気があるので頑張って入力しますが、だんだんと記録内容が薄くなっていきます。

後で見たときに、いきさつなどがわからない情報は、記録する意味がありません。

無料タスク管理ツール「Trello」の活用

私は基幹システムの課題管理には、タスク管理ツールの「Trello」を使っています。

【Trello】

もちろんブラウザでアクセスするクラウドサービスです。
無料プランでもリスト数やカード数の制限がないのがありがたいです。
中小企業でしたら、無料プランで十分だと思います。


Trelloで出てくる主要な用語は以下のものです。

・カード
1つ1つのやりとり・トピックを記録します。付箋のように扱います。ドラッグアンドドロップで移動できます。

・リスト
複数のカードをまとめるグループです。
リスト内でカードの並び順を変えたり、リスト間でカードを移動することができます。

・ボード
複数のリストをまとめるグループです。
ボード間でリストを移動することができます。

・チーム
複数のボードとメンバーをまとめるグループです。


具体的には以下のように使っています。

1
ボードの一覧です。

・未完了(急ぎ
・未完了
・完了(有償未実装)
・完了
・ネタ(要望・改善)

のステータスで、リストを分類しています。


2

「完了」ボードの中身です。
各列がリストで、複数のカードがぶら下がっています。

メールでも電話でも何かやりとりをしたら、カードを追加します。
カードには添付ファイルをつけることもできます。

1課題のやりとりが終わるまで、リストにカードをぶら下げていきます。

緑色のラベルは、ベンダーからの回答ということにしています。
リストの1番下に緑色のラベルがついていない場合は、ベンダーが未回答状態ということです。
「おい!どうなってる?」と突っ込みを入れる必要があります。



「Trello」では通常は、

・ボード:プロジェクト
・リスト:ToDo、Doing、Doneのようなステータス
・カード:タスク

のような単位で管理するようですが、私は、

・ボード:未完了(急ぎ)、未完了、完了(有償未実装)、完了、ネタ(要望・改善)のようなステータス
・リスト:障害・質問のようなタスク
・カード:1つ1つのやりとり

のように、1段詳細なレベルで管理しています。
邪道な使い方かもしれませんが、私はこのほうが管理しやすいです。


クリップボード01

クリップボード02

タスクのステータスが変わったら、ボード間でリストごと動かしてしまいます。
「完了」に動かすのが気持ちいいんです(笑)


ちなみに、
「完了(有償未実装)」ステータスは、ベンダーから有償対応と言われたが、高額なため実装を諦めた課題です。
「ネタ(要望・改善)」ステータスは、普段基幹システムを運用していて不便だと思う点や、ユーザからの要望などを記録しています。

これらは、次の基幹システム更改時のネタにもなります。


このようにボードの構成は、利用者それぞれが工夫すべきところです。

ベンダー牽制の効果も

「Trello」はExcelよりも入力する気になりますし、課題の存在を忘れなくなります。
そもそも「Trello」などのツールを使うのは、頭で覚えておく必要を無くすのが目的です。GTD(Getting Things Done)的に。

定期的に「Trello」を見て、未完了のものについて「あの件どうなりました」とベンダーに催促します。
私はしつこいので、週に1度くらいの頻度で催促しています。

ベンダーも最初はのらりくらりですが、しつこくやっていると、段々レスポンスが速くなります。
「あいつは絶対に忘れない」と緊張感を持たせることができます。
まあ相手がまともなベンダーだったらの話ですが。腐ったベンダーはいつまでも変わりません・・・


「Trello」のボードをベンダーと共有する手もありますが、こちらの手の内が見えるので絶対にしません。勝手に完了扱いにされても困りますし(笑)


うちに出入りしているベンダーさん、
いつもこちらが指摘してから対応してますが、これは大変恥ずかしいことなんですよ。


こうした課題類は、記録する必要はあるのですが、記憶しておく必要は無いのです。
記憶し続けるのは、膨大なエネルギーが必要ですからね。ストレスも大きい。

せっかく便利なサービスがあるので、フル活用しましょう。

【Trello】

「Trello」は他にも何か使い道がありそうですが、今のところこれ以外に使っていません。
社内SE業務で使えそうな良いアイデアがあれば、お教えいただけるとありがたいです。

関連記事:
記録に始まり、記録し続ける

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プロフィール
40過ぎて何とか結婚し、2015年末に子どもができた、左利き初老オヤジです。日本史を再勉強中。株、囲碁、鼻炎、眼振少々。中小企業ハッタリテキトー情シス(社内SE)。Access/ExcelVBAしか武器(?)はなし。情試はPM/SM/SA/NW。 ベンダーSEを数年やり、その後情シスに転職しました。 情シスでは中小企業ばかり3社見てきました。現職と前職ではひとり情シスです。 会社では「いないとヤバいが、評価はしない」という扱いです。 ノウハウを伝える相手もいないので、せっかくなので自分なりのコツを公開したいと思います。 同じような環境で苦労されている方のお役に立てればと思います。 「情シスの格を上げる」が目標です。 Twitterをフォローいただくと、ブログ更新時に通知されます。http://twitter.com/suiton_everyday よろしくお願いいたします。
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