Exchange Onlineを長いこと使っていると、メールボックスがいっぱいになってきます。
※各ユーザのメールボックス利用状況は、
Exchange管理センター>レポート>利用状況>Exchange>メールボックスの使用状況
で確認できます。
不要なメールを削除するのがわかりやすい対処方法ですが、手間がかかり大変です。
もう一つの手段として、インプレースアーカイブ機能があります。
インプレースアーカイブとは、ユーザーのメールボックスに保管されているメールを、別途のアーカイブ メールボックスに移行する機能です。これにより、ユーザーのメールボックスの容量を節約することができます。
便利そうな機能だとは思うけれど・・・
- メールが消えたりしないか
- どういう流れでメールが移動するのか
- 注意点は
という不安もあると思います。
私もこの機能を利用する際、少し不安に思い、事前に調べました。
今回は調べた内容を共有できればと思います。
インプレースアーカイブの概要
インプレース アーカイブ機能を有効化すると、ユーザー メールボックスの他に、別領域のアーカイブ メールボックスが作成され、利用が可能となります。
Outlook on the web メール画面の左ペインのフォルダー 一覧に、自動的にアーカイブメールボックスのフォルダーが表示され、送受信用のユーザーメールボックスとは別のアーカイブ メールボックスの領域へアイテムの移動や、格納されているアイテムの確認を行うことが可能です。
アーカイブ メールボックスへ移動される対象のアイテムは、メール アイテムの自動移動 ・ 削除を行う機能である "アイテム保持ポリシー" の動作で設定されている期間を過ぎると、自動的に移動される動作です。また、ユーザー自身で手動で移動する事も可能です。
既定のアイテム保持ポリシーが適用されている場合、インプレース アーカイブを有効化後、メールボックスに格納されている "アイテムの作成日または受信日から 2 年経過しているアイテム" が、アーカイブ メールボックスへ自動的に移動されます。
なお、アイテムが自動移動する際は、ユーザー メールボックスと同名のフォルダーがアーカイブ メールボックスに作成され、アイテムが対象のフォルダーに移動されます。
インプレースアーカイブ有効時に利用可能になるアーカイブメールボックスの容量はプランにより異なります。
・ Exchange Online Plan 1
通常メールボックス : 50GB
インプレース アーカイブ : 50GB
・ Exchange Online Plan 1 + Exchange Online Archiving for Exchange Online
通常メールボックス : 50GB
インプレース アーカイブ : 100GB ※ 自動拡張適用により最大 1.5TB
・ Exchange Online Plan 2
通常メールボックス : 100GB
インプレース アーカイブ : 100GB ※ 自動拡張適用により最大 1.5TB
※Exchange Online の制限 > メールボックス格納域の制限
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#mailbox-storage-limits
※自動拡張アーカイブの概要
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/autoexpanding-archiving?view=o365-worldwide
なお、容量が上記の上限に達すると、アイテムが移動されなくなりますので、不要なアイテムを整理するなどの運用が必要です。
インプレースアーカイブ適用時の不安点Q&A
Microsoft 365 Business Basicには、Exchange Online Plan1が含まれていますか。
⇒Microsoft 365 Business Basic は Exchange Online Plan1 が内包されるプランです。-
既存ユーザのインプレースアーカイブの設定をオンにすると、2年以前のメールがアーカイブフォルダに移動するということでしょうか。
⇒既定のアイテム保持ポリシー[Default MRM Policy] 内の保持タグ [Default 2 year move to archive ] が割り当たっている場合、上記の動作となります。 -
一度インプレースアーカイブの設定をオンにして、オフに戻した場合、メールはアーカイブフォルダからユーザー メールボックスに戻りますか。それともアーカイブフォルダに残ったままになりますか。
⇒インプレースアーカイブを無効化しても、プライマリメールボックスにメールアイテムが戻ることはありません。そのためインプレースアーカイブを無効化した時点で、そのメールアイテムは参照できなくなります。 ただしインプレースアーカイブ無効化後、30 日間以内であれば、再度有効化することで復元することができます。 -
アイテム保持ポリシーを2年から減少させた場合（例えば1年）、1年前～2年前のメールが追加でアーカイブフォルダに移動するということでしょうか。
⇒上記の通り。既定のアイテム保持ポリシーをの期間を変更すると、変更に応じてインプレースアーカイブにメールアイテムが移動する動作になります。 -
アイテム保持ポリシーを2年から増加させた場合（例えば3年）、2年前～3年前のメールはアーカイブフォルダからユーザー メールボックスに戻りますか。それともアーカイブフォルダに残ったままになりますか。
⇒アイテム保持ポリシーは、ユーザーメールボックスの中にあるメールアイテムを一定期間経過後に自動でインプレースアーカイブに移動または削除する機能のため、インプレースアーカイブからユーザーメールボックスにメールアイテムが自動で戻ることはありません。
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アイテム保持ポリシーの設定を見ると、何も設定が表示されないのですが、新しいアイテム保持ポリシーを追加する必要はありますか。
⇒削除などされていない限り、テナント作成時に、既定のアイテム保持ポリシー[Default MRM Policy] は作成されて存在しています。
既定のアイテム保持ポリシー [Default MRM Policy] は、以下の手順でMicrosoft Purviewから確認することができます。- Microsoft 365 管理センター (https://admin.microsoft.com) にアクセスして、管理者権限を持つアカウントでサインインします。
- 画面左側の [すべて表示] をクリックして、 [コンプライアンス] をクリックしてMicrosoft Purviewを開きます。
- [データ ライフサイクル管理] をクリックして、 [Exchange（従来版）] をクリックして、 [MRM アイテム保持ポリシー] をクリックします。
※アイテム保持ポリシーの「Default 2 year move to archive」は、インプレースアーカイブがオンになると適用されます。
-
メールの検索はユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス別々に行う必要がありますか？
⇒ユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス、両方を横断的に検索できます。
インプレースアーカイブ適用の流れ
- Exchange管理センターで、ユーザのメールボックスアーカイブを有効にします。 （メールボックスの管理で該当ユーザの設定を開き、「その他」タブをクリックし、「メールボックス アーカイブの管理」をクリックすると、アーカイブを有効にできます。）
- アーカイブ機能有効化後、数時間～24時間経過すると、「フォルダー」と同列に「In-Place Archive～」が表示されます。（「In-Place Archive～」の表記は変更可能）
- アイテム保持ポリシーの期間（デフォルトは2年）以上経過したメールが自動で「In-Place Archive～」に移動していきます。
- 数日後、移動が完了します。（ユーザー メールボックスのサイズが50GBの場合）
※既存のフォルダーも自動で作成されます。
※手動でのメール移動も可能です。
※インプレースアーカイブのメールボックスもいっぱいになった場合、プランによってはこれ以上の容量拡張は不可となります。
ユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス、両方を横断的に検索できるようになり、使い勝手における唯一の弱点がなくなったように思います。
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