中小企業情シス稼業

2社連続で中小企業ひとり情シスやっています。 同じ境遇の方のお役に立てればと思います。

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ルーティン

Exchange Onlineでメールボックスが一杯になった際のインプレースアーカイブ機能について設定前の不安を解消

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Exchange Onlineを長いこと使っていると、メールボックスがいっぱいになってきます。

※各ユーザのメールボックス利用状況は、

Exchange管理センター>レポート>利用状況>Exchange>メールボックスの使用状況

で確認できます。

不要なメールを削除するのがわかりやすい対処方法ですが、手間がかかり大変です。

もう一つの手段として、インプレースアーカイブ機能があります。

インプレースアーカイブとは、ユーザーのメールボックスに保管されているメールを、別途のアーカイブ メールボックスに移行する機能です。これにより、ユーザーのメールボックスの容量を節約することができます。

便利そうな機能だとは思うけれど・・・

  • メールが消えたりしないか
  • どういう流れでメールが移動するのか
  • 注意点は

という不安もあると思います。

私もこの機能を利用する際、少し不安に思い、事前に調べました。

今回は調べた内容を共有できればと思います。

インプレースアーカイブの概要

インプレース アーカイブ機能を有効化すると、ユーザー メールボックスの他に、別領域のアーカイブ メールボックスが作成され、利用が可能となります。
Outlook on the web メール画面の左ペインのフォルダー 一覧に、自動的にアーカイブメールボックスのフォルダーが表示され、送受信用のユーザーメールボックスとは別のアーカイブ メールボックスの領域へアイテムの移動や、格納されているアイテムの確認を行うことが可能です。
アーカイブ メールボックスへ移動される対象のアイテムは、メール アイテムの自動移動 ・ 削除を行う機能である "アイテム保持ポリシー" の動作で設定されている期間を過ぎると、自動的に移動される動作です。また、ユーザー自身で手動で移動する事も可能です。

既定のアイテム保持ポリシーが適用されている場合、インプレース アーカイブを有効化後、メールボックスに格納されている "アイテムの作成日または受信日から 2 年経過しているアイテム" が、アーカイブ メールボックスへ自動的に移動されます。
なお、アイテムが自動移動する際は、ユーザー メールボックスと同名のフォルダーがアーカイブ メールボックスに作成され、アイテムが対象のフォルダーに移動されます。

インプレースアーカイブ有効時に利用可能になるアーカイブメールボックスの容量はプランにより異なります。
・ Exchange Online Plan 1
通常メールボックス : 50GB
インプレース アーカイブ : 50GB


・ Exchange Online Plan 1 + Exchange Online Archiving for Exchange Online
通常メールボックス : 50GB
インプレース アーカイブ : 100GB ※ 自動拡張適用により最大 1.5TB


・ Exchange Online Plan 2
通常メールボックス : 100GB
インプレース アーカイブ : 100GB ※ 自動拡張適用により最大 1.5TB

※Exchange Online の制限 > メールボックス格納域の制限
https://docs.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/exchange-online-service-description/exchange-online-limits#mailbox-storage-limits


※自動拡張アーカイブの概要
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/autoexpanding-archiving?view=o365-worldwide

なお、容量が上記の上限に達すると、アイテムが移動されなくなりますので、不要なアイテムを整理するなどの運用が必要です。

インプレースアーカイブ適用時の不安点Q&A

  • Microsoft 365 Business Basicには、Exchange Online Plan1が含まれていますか。
    Microsoft 365 Business Basic は Exchange Online Plan1 が内包されるプランです。

  • 既存ユーザのインプレースアーカイブの設定をオンにすると、2年以前のメールがアーカイブフォルダに移動するということでしょうか。
    ⇒既定のアイテム保持ポリシー[Default MRM Policy] 内の保持タグ [Default 2 year move to archive ] が割り当たっている場合、上記の動作となります。

  • 一度インプレースアーカイブの設定をオンにして、オフに戻した場合、メールはアーカイブフォルダからユーザー メールボックスに戻りますか。それともアーカイブフォルダに残ったままになりますか。
    ⇒インプレースアーカイブを無効化しても、プライマリメールボックスにメールアイテムが戻ることはありません。そのためインプレースアーカイブを無効化した時点で、そのメールアイテムは参照できなくなります。 ただしインプレースアーカイブ無効化後、30 日間以内であれば、再度有効化することで復元することができます。

  • アイテム保持ポリシーを2年から減少させた場合(例えば1年)、1年前~2年前のメールが追加でアーカイブフォルダに移動するということでしょうか。
    ⇒上記の通り。既定のアイテム保持ポリシーをの期間を変更すると、変更に応じてインプレースアーカイブにメールアイテムが移動する動作になります。

  • アイテム保持ポリシーを2年から増加させた場合(例えば3年)、2年前~3年前のメールはアーカイブフォルダからユーザー メールボックスに戻りますか。それともアーカイブフォルダに残ったままになりますか。
    ⇒アイテム保持ポリシーは、ユーザーメールボックスの中にあるメールアイテムを一定期間経過後に自動でインプレースアーカイブに移動または削除する機能のため、インプレースアーカイブからユーザーメールボックスにメールアイテムが自動で戻ることはありません。

  • アイテム保持ポリシーの設定を見ると、何も設定が表示されないのですが、新しいアイテム保持ポリシーを追加する必要はありますか。
    ⇒削除などされていない限り、テナント作成時に、既定のアイテム保持ポリシー[Default MRM Policy] は作成されて存在しています。
    既定のアイテム保持ポリシー [Default MRM Policy] は、以下の手順でMicrosoft Purviewから確認することができます。

    1. Microsoft 365 管理センター (https://admin.microsoft.com) にアクセスして、管理者権限を持つアカウントでサインインします。
    2. 画面左側の [すべて表示] をクリックして、 [コンプライアンス] をクリックしてMicrosoft Purviewを開きます。
    3. [データ ライフサイクル管理] をクリックして、 [Exchange(従来版)] をクリックして、 [MRM アイテム保持ポリシー] をクリックします。

    ※アイテム保持ポリシーの「Default 2 year move to archive」は、インプレースアーカイブがオンになると適用されます。

  • メールの検索はユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス別々に行う必要がありますか?
    ⇒ユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス、両方を横断的に検索できます。

インプレースアーカイブ適用の流れ

  1. Exchange管理センターで、ユーザのメールボックスアーカイブを有効にします。 (メールボックスの管理で該当ユーザの設定を開き、「その他」タブをクリックし、「メールボックス アーカイブの管理」をクリックすると、アーカイブを有効にできます。)
  2. アーカイブ機能有効化後、数時間~24時間経過すると、「フォルダー」と同列に「In-Place Archive~」が表示されます。(「In-Place Archive~」の表記は変更可能)
  3. アイテム保持ポリシーの期間(デフォルトは2年)以上経過したメールが自動で「In-Place Archive~」に移動していきます。
  4. 数日後、移動が完了します。(ユーザー メールボックスのサイズが50GBの場合)

※既存のフォルダーも自動で作成されます。
※手動でのメール移動も可能です。
※インプレースアーカイブのメールボックスもいっぱいになった場合、プランによってはこれ以上の容量拡張は不可となります。



ユーザー メールボックスとインプレースアーカイブのメールボックス、両方を横断的に検索できるようになり、使い勝手における唯一の弱点がなくなったように思います。

インプレースアーカイブ機能を使わない理由はありませんね。 

関連記事:

Microsoft365における配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループのユーザ視点での違い


HPですぐアンインストールしてしまう初期導入済みアプリ


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HPの人には悪いのですが、PCセットアップするとすぐ削除してしまう初期導入済みアプリがいくつかあります。

そのアプリが入っていると、
PCの動作がすごく遅くなったり・・・
セキュリティアプリがうまく動かなかったり・・・

HPの人には大変申し訳ないのですが、PCセットアップ時にはリストを見ながらさっさと削除してしまいます。

誰の役に立つかわかりませんが、そんなリストを公開します。

【注意!】アプリの削除は自己責任でお願いいたします。ちなみに当方では別途以下の対策を行っております。
・Windows Updateを定期的に実行しています!
・セキュリティアプリを別途導入しています!
・HP Support Assistantを定期的に実行し、ドライバ類を更新しています!

2021~2023年頃発売

・HP Client Security Manager
・HP Wolf Security
・HP Wolf Security – Console
・HP Security Update Service
・HP Sure Recover
・HP Sure Run Module

※アプリ同士、依存関係ある場合があるので、上から順に削除してください
※時期によって、インストールされていないアプリがあります

2020年頃発売

・HP Sure Recover
・HP Sure Run
・HP Sure Click
・HP Sure Sense Installer
・HP Device Access Manager
・HP Client Security Manager

※アプリ同士、依存関係ある場合があるので、上から順に削除してください
※時期によって、インストールされていないアプリがあります



古いPCをセットアップし、アプリを削除せずしばらく放置しておくと、ご丁寧に最新のアプリをどんどんインストールしようとします。その間の動きがまた重いのなんのって・・・

時期によりアプリが異なるので、毎回手探りです。


しつこいですが再度注意喚起ですw

【注意!】アプリの削除は自己責任でお願いいたします。ちなみに当方では別途以下の対策を行っております。
・Windows Updateを定期的に実行しています!
・セキュリティアプリを別途導入しています!
・HP Support Assistantを定期的に実行し、ドライバ類を更新しています!



Microsoft365における配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループのユーザ視点での違い

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チームで顧客対応するから、窓口用のメールアドレスくれ」とユーザから言われた場合、
Microsoft 365では配布リスト共有メールボックス・Microsoft365グループという選択肢があります。

その違いについて、Microsoftはきちんと解説してくれています。
グループを比較する


ただ実際の使用感的にはどう違うのか、正直わかりづらいです・・・


そこでMicrosoft 365の配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループの違いについて、ユーザ視点でまとめてみました。

※以下動作確認は、Outlook on the webで行っております。

比較表

ユーザの使用感を軸に比較表にしてみました。

hikaku


①には以下の設定が必要です。
dairinin


④には以下の設定が必要です。
soushinzumi

⑤のセッション数は、ユーザごとに1つとは限らず、複数セッションを消費する場合もあるので注意が必要です。

※Outlookアプリの「アカウント追加」で、1つのアカウントを複数人で共有するのはライセンス違反となります。

配布リストの利点と注意点

【利点】
・着信の通知がある
画面・音での通知があります。
「通知がないと気づかない!」という要件が必須なユーザの場合は、配布リストを選ぶしかないでしょう。

【注意点】
・メールを他のユーザと同期できない
配布リストは単純にメールを複数のユーザに配布する機能なので、複数ユーザでメールボックスの状態を同期させたい、という要望には向いていません。
配布リスト宛のメールに返信する際は、必ず自分の配布リストをCCに入れるなど、運用での工夫が必要になります。

共有メールボックスの利点と注意点

【利点】
・メールボックスを他のユーザと共有できる
その名の通り、複数ユーザで同じメールボックスを見る形になります。上記設定をすれば送信済みアイテムも共有できます。
「誰がどんなメールを送信したか全部把握したい」が要件の場合は、共有メールボックス一択になります。

【注意点】
・セッション数の制限がある
セッション数が20しかなく、それを超えると後から来たユーザが共有メールボックスにアクセスできなくなります。(対処法としては、共有メールボックスを使っていない人がMicrosoft365からいったんサインアウトし、セッションを空けてあげるしかありません)
1ユーザで1セッション消費するとは限らないので、20人使えるわけでありません。
同時利用者数に注意する必要があります。

・メール着信の通知がない
音での通知だけではなく、画面上の未読数も表示されません。
ブラウザをリロードしたり、いったん別のフォルダを開いてから該当フォルダを開くと表示されます。
ただし「他のメールボックスを開く」で共有メールボックスを別タブに開いておくと、音・画面両方で通知があります。これで良しとするならば、共有メールボックスの弱点はセッション数制限だけとなります。

Microsoft365グループの利点と注意点

【利点】
・Teamsと簡単に連携ができる
チームの対応をTeamsに集約することができます。
チーム内の情報共有と作業効率を重視するなら、Microsoft365グループを選択すべきでしょう。

・メールを送るのが楽
Inboxを開き「メールを送信」をクリックすると、デフォルトで差出人がグループアドレスになります。配布リストや共有メールボックスだと、差出人を手動で変更する必要があります。
メールに返信する際も、宛先にグループアドレスが自動で入り、削除できません。
グループアドレスをCCへ入れる運用を行う必要がありません。

【注意点】
・送信済みアイテムを他のユーザと同期できない
上記利点によりグループアドレスの入れ忘れはなくなりますが、メールが全部Inboxに入ってくるため、やりとりが何度もあると整理が大変になります。
ただそもそもMicrosoft365グループはメールよりもTeamsがメインの気がするので・・・
メール受信したらPowerAutomateでTeamsに通知するとか、Teamsに寄せるべきなのかもしれません。

関連記事:
Power Automateを使って、Google スプレッドシートの内容をSalesforceに登録する具体的方法



配布リスト・共有メールボックス・Microsoft365グループ、それぞれに利点・制限がありますので、
重視するポイントで利用する機能を決めると良いでしょう。

とChatGPT的にまとめても仕方ないのでw、
・メール中心のコミュニケーション・10人以内の少人数 ⇒ 共有メールボックス
・Teams中心のコミュニケーション ⇒ Microsoft365グループ
・メール中心のコミュニケーション・10人以上 ⇒ 配布リスト
てところですかね・・・



iPadのモデルを確認する方法

tablet-on-wooden-desk

今回は完全に自分用のメモです。
iPadのモデル名の調べ方をすぐ忘れてしまいます。

廃棄の時とか、リストにモデル名を書かないといけないんですよね。
第4世代、iPad Air、第5世代・・・(古いのばかりw)
知らんわ!(笑)

空白にしといてもいいんですけど、知らないと思われるのもなんか悔しいのでw

調べ方

iPad背面の「Model」の横の文字列をメモします。
※今回は「A1823」
iPad1


以下のリンクを開きます。
iPad のモデルを識別する


「Ctrl+f」を押し、最初に調べた文字列を入力すると、モデル名がわかります。
screenshot_01

Zoomで画面共有するとフリーズする場合の対処法がわかった

crystal-clear-ice-in-hand


Zoomで誰かが画面共有するとフリーズする」という現象がいくつかのPCで出て、しばらく悩まされていました。

安っすい機種買ったんですよね・・・
根本はスペックの問題かもしれません。

でも買いなおすわけにもいかず・・・

色々試して、やっと対処法がわかりました。

対処法

Zoomアカウントが必要です。持っていない場合は、取得してください。
右上の「無料でサインアップ」左下の「Sign Up Free」どちらからでもOKです。
zoom01

Zoomを起動します。
zoom02

「サインイン」をクリックします。
zoom03

先ほど登録したメールアドレスとパスワードでサインインします。
zoom04

右上の歯車のアイコンをクリックします。
zoom05

「ビデオ」をクリックし、
「詳細」をクリックします。
zoom06

以下の設定にします。
    ビデオレンダリング方法:Direct3D9
    ビデオレンダリング後処理:有効にする
    ビデオキャプチャリング方法:Direct Show
   
※改善しない場合、設定調整してみてください。
zoom07


Zoomを再起動します。

以上です。



設定箇所を見ると、やっぱりスペックの問題なんですかね。

PCのメーカーにもZoomにも問い合わせましたが、質問返しばかりでまともな答えは返ってきませんでした。
こちらの質問の仕方が悪いのか、本当にサポートの人が知らないのか。
せめて「○○辺りの設定が怪しい」とか言ってくれればいいのに。

関連記事:

社内SEとベンダーSEの違い1/3

社内SEとベンダーSEの違い2/3

社内SEとベンダーSEの違い3/3

ベンダーは利益を情シスに還元せよ

社内SEとグレーゾーン

基幹システムのマニュアルをベンダーに作らせても、どうせ使いものにならないよ


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40過ぎて何とか結婚し、2015年末に子どもができた、左利き初老オヤジです。日本史を再勉強中。株、囲碁、鼻炎、眼振少々。中小企業ハッタリテキトー情シス(社内SE)。Access/ExcelVBAしか武器(?)はなし。情試はPM/SM/SA/NW。 ベンダーSEを数年やり、その後情シスに転職しました。 情シスでは中小企業ばかり3社見てきました。現職と前職ではひとり情シスです。 会社では「いないとヤバいが、評価はしない」という扱いです。 ノウハウを伝える相手もいないので、せっかくなので自分なりのコツを公開したいと思います。 同じような環境で苦労されている方のお役に立てればと思います。 「情シスの格を上げる」が目標です。 Twitterをフォローいただくと、ブログ更新時に通知されます。http://twitter.com/suiton_everyday よろしくお願いいたします。
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